Wykładowca

Iwona Wołkiewicz

Absolwentka Studiów Podyplomowych z Prawa Pracy na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego oraz Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Szkole Głównej Handlowej. Umiejętności trenerskie szkoliła na Wydziale Pedagogicznym Uniwersytetu Warszawskiego oraz licznych kursach trenerskich. Wieloletni praktyk na stanowiskach Specjalisty ds. Administracji Personalnej, Specjalisty ds. Rozwoju Personelu, HR Business Partner. Doświadczenie zawodowe zdobywała w międzynarodowych korporacjach Coca – Cola HBC, PTK Centertel (Orange), GTS Poland (Grupa T-Mobile), MDDP Outsourcing Kadr i Płac (usługi świadczone m.in. dla firm: Alior Bank, Krono, AccorHotels, Merck). Od 12 lat prowadzi szkolenia z zakresu prawa pracy. Obecnie pracuje jako wykładowca na Uczelni Techniczno -Handlowej im. H. Chodkowskiej. Prowadzi szkolenia internetowe jak również jest prelegentem na licznych Konferencjach organizowanych pod patronatem Gazety Prawnej. PDoradza jak wykorzystać przepisy prawa pracy w elastycznym zarządzaniu przedsiębiorstwem. Proponuje szereg praktycznych rozwiązań usprawniających pracę w dziale kadr.

Program opracowała Iwona Wołkiewicz. Zakaz wszelkiego kopiowania, powielania programu bez zgody autora.

PROGRAM SZKOLENIA

Ogólne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

1. Dokumentacja pracownicza – jej skład i zasady archiwizacji dokumentacji
2. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej a data zawarcia stosunku pracy
3. Kiedy przechowujemy dokumentację pracowniczą 10 lat a kiedy 50 lat
4. Kontynuacja dokumentacji pracowniczej – obowiązek założenia nowych akt osobowych w sytuacji kontynuacji zatrudnienia
5. Kontynuacja dokumentacji pracowniczej – brak obowiązku założenia nowych akt w sytuacji ponownego zatrudnienia pracownika
6. Wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej i w postaci elektronicznej

Trudne przypadki w prowadzeniu elektronicznych Akt osobowych

1. Dokumenty, których nie powinno przechowywać w aktach osobowych
2. Kopiowanie i przechowywanie dokumentów w dokumentacji pracowniczej – jakie dokumenty mamy prawo kopiować a jakie dokumenty przyjmujemy od pracownika tylko do wglądu – stanowiska UODO, PIP, Ministerstwa Pracy
3. Przechowywanie dokumentów wytworzonych elektronicznie w przypadku prowadzenia papierowych akt osobowych – stanowisko MRPiT
4. Duplikat czy kopia – na wniosek pracownika lub byłego pracownika

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – cyfryzacja

1. Ogólny podział dokumentacji w sprawach stosunku pracy oraz przechowywanie dokumentacji w sposób przyjęty u pracodawcy
2. Okres przechowywania dokumentów związanych z ewidencją czasu pracy i urlopami wypoczynkowymi wytworzonymi przed 2019 a okres przechowywania tych dokumentów wytworzonych po 2019
3. Dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy – w jaki sposób zgodnie z przepisami prowadzić je w postaci elektronicznej
4. Dokumentacja związana z urlopami wypoczynkowymi – portal pracowniczy jako rozwiązanie elektronicznych dokumentów

Cyfryzacja dokumentacji pracowniczej – obowiązki pracodawcy

1. Forma elektroniczna a postać elektroniczna dokumentacji pracowniczej
2. Jakie dokumenty powinny być w dalszym ciągu obowiązkowo podpisywane podpisem odręcznym lub certyfikowany podpisem elektronicznym
3. Nowe wnioski pracownicze w postaci elektronicznej – zmiany w 2025 i 2026
4. Elektronizacja dokumentacji ZUS
5. Orzeczenie lekarskie o braku przeciwskazań do wykonywania określonej pracy w postaci elektronicznej
6. Przechowywanie dokumentów wytworzonych elektronicznie w przypadku prowadzenia papierowych akt osobowych
7. Czy pracodawca musi zakupić nowy program teleinformatyczny gdy przechodzi na elektronizację dokumentacji
8. Rodzaje podpisów elektronicznych
9. Kwalifikowany podpis elektroniczny – które dokumenty kadrowe powinny być opatrzone tym podpisem
10. Kwalifikowany podpis elektroniczny a przenoszenie dokumentacji papierowej na elektroniczną
11. Jak przygotować się do przeprowadzenia procesu elektronizacji akt osobowych
12. Proces przenoszenia dokumentacji papierowej na elektroniczną
13. Integralność i kompletność papierowej i elektronicznej dokumentacji pracowniczej – problemy praktyczne
14. Obowiązek informacyjny względem pracowników i byłych pracowników w związku z przejściem na elektroniczną postać dokumentacji pracowniczej
15. Terminy na dostarczenie informacji dla pracowników i zawiadomienia dla byłych pracowników
16. Komu można wydać papierową dokumentację pracowniczą po dokonaniu procesu elektronizacji
17. Zlecenie elektronizacji pracowniczej firmie zewnętrznej – kto jest odpowiedzialny za ochronę danych osobowych.