SZKOLENIA DOKUMENTACJA KADROWA terminy i szczegóły

W naszej ofercie znajduje się szeroki zakres szkoleń z zakresu najnowszych zmian w przepisach z zakresu dokumentacji kadrowej.

Zapraszamy do udziału w kompleksowych i praktycznych szkoleniach z zakresu dokumentacji pracowniczej, obejmującym najważniejsze rodzaje dokumentacji związanej z zatrudnianiem pracowników.

Szkolenie uwzględnia obecny stan prawny, ale przede wszystkim pomaga przygotować się na zmiany w zakresie pozyskiwania danych i dokumentów od kandydatów do pacy i nowych pracowników zgodnie z RODO i przepisami prawa pracy, (wyjaśni, które z przepisów RODO będą wprost stosowane w działach kadr, jak poprawnie powinna być wyrażona zgodna na przetwarzanie danych oraz których danych nie wolno będzie przetwarzać za zgodą). W ramach szkolenia zostaną omówione bardzo istotne zmiany dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.

Na szkoleniu zostaną przedstawione także kolejne, planowane zmiany w przepisach prawa pracy, m.in. dotyczące świadectw pracy.

Szczególnie istotne dokumenty, takie jak np. świadectwo pracy, umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia, czy też wypowiedzenie definitywne i zmieniające prezentowane są „krok po kroku”, tj. w rozbiciu na poszczególne rubryki oraz w formach warsztatowych.

Program, oprócz najnowszych zmian prawnych, uwzględnia również aktualne interpretacje urzędowe i bieżące orzecznictwo.

1. Przepisy o ochronie danych osobowych, a dokumentacja pracownicza.

• Nowe zasady pozyskiwania danych osobowych od kandydatów do pracy oraz pracowników, zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy (podział danych na te, których będzie można żądać oraz na te, które będzie można przetwarzać za zgoda kandydata do pracy lub pracownika).
• Stosowanie wzorów kwestionariuszy osobowych obowiązujących do 31 grudnia br. (jak należy je poprawić, żeby były zgodne z nowymi przepisami).
• Szczególne zasady przetwarzania tzw. danych wrażliwych (rodzaj takich danych i zasady ich pozyskiwania i przetwarzania),
• Postępowanie z wybranymi dokumentami, m.in.: zasady postępowania z CV dostarczanymi przez osoby ubiegające się o zatrudnienie, referencjami i zdjęciami pracowników.

2.  Nowe zasady postępowania z danymi i dokumentami zawierającymi dane osobowe – w świetle RODO(konieczność stosowania odpowiednich zabezpieczeń oraz procedur),

• Nowe przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
• Zakres przedmiotowy nowej ustawy o ochronie danych osobowych.
• Dokumenty, które mogą poprzedzać zawarcie umowy o pracę: list intencyjny oraz umowa przedwstępna.
• Dokumentowanie stażu pracy za granicą u zagranicznego pracodawcy.
• Dokumentowanie uzyskania tytułu naukowego doktora.
• Dokumentowanie okresu prowadzenia gospodarstwa rolnego oraz innych okresów niewykonywania pracy na podstawie umowy o pracę, które mają wpływ na uprawnienia pracownicze.

3. Zasady prowadzenia akt osobowych do 31 grudnia br. – wymogi wg PIP, w tym:

• Obowiązek tłumaczenia gromadzonych dokumentów na język polski.
• Problematyka spóźnionego doniesienia dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia i inne uprawnienia pracownicze.

4. Dokumentacja profilaktycznych badań lekarskich, szkoleń bhp i oceny ryzyka zawodowego.

• Dokumentowanie skierowanie na badania profilaktyczne oraz zasady przetwarzania dokumentów potwierdzających brak przeciwwskazań do wykonywania pracy.
• Honorowanie orzeczeń lekarskich oraz zaświadczeń o szkoleniu bhp z poprzedniego miejsca prac (z uwzględnieniem nowych przepisów od 25 maja br.).
• Dokumentacja poszczególnych rodzajów szkoleń bhp (planowane zmiany odnośnie zmniejszenia liczby szkoleń na wskazanych stanowiskach pracy).

5. Dokumentowanie zawarcia umowy o pracę albo potwierdzanie warunków zatrudnienia.

• Rodzaje umów o pracę i ograniczenia związane z poszczególnymi rodzajami umów.
• Omówienie pomocniczego wzoru druku umowy o pracę, wypełnienie poszczególnych rubryk umowy o pracę krok po kroku.
• Zasady korzystania z umów o pracę na okres próbny.
• Dokumentowanie zawarcia limitowanych i nielimitowanych umów na czas określony, w tym najistotniejsze postanowienia umów na zastępstwo.
• Dopuszczalność stosowania dodatkowych klauzul w umowach o pracę (np. poufność wynagrodzenia, dłuższy okres wypowiedzenia).

6. Dokumenty dodatkowo potwierdzające warunki zatrudnienia pracownika.

• Zakres czynności (zakres obowiązków).
• Informacja o warunkach zatrudnienia (wypełnianie tego dokumentu krok po kroku, informacja w formie opisowej oraz poprzez odesłanie do podstawy prawnej, aktualizacja informacji w świetle aktualnych stanowisk PIP i Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej).
• Dokumentowanie zapoznania się z Regulaminem pracy oraz innymi regulaminami, kodeksami i strategiami obowiązującymi u danego pracodawcy (z uwzględnieniem planowanych zmian dotyczących obowiązku wprowadzania kodeksów etycznych).
• Nowe dokumenty tworzone i przechowywane w aktach osobowych w związku z wejściem w życie – od 25 maja br. – przepisów Kodeksu pracy o stosowaniu monitoringu wobec pracowników,
• Dokumentowanie wymogu poinformowania o równym traktowaniu w zatrudnieniu i wolnych miejscach pracy.

7. Nowe wnioski o nowe uprawnienia niektórych pracowników – rodziców, dotyczące ułatwionego korzystania z telepracy i elastycznych rozwiązań z zakresu czasu pracy (zgodnie ze zmianami planowanymi od 1 lipca br.).

8. Dokumentacja kar porządkowych.

• Wymogi formalne dla skutecznego wymierzenia kary.
• Zacieranie kary porządkowej w aktach osobowych.
• Wątpliwości na temat dopuszczalności umieszczania w aktach osobowych notatek wskazujących na nieprawidłowości ze strony pracownika (wyjaśnienia zgodne z orzecznictwem sądowym)

9. Dokumentacja w zakresie odpowiedzialności materialnej.

• Sposoby udokumentowania powierzenia mienia.
• Dokumentowanie zawarcia umowy o odpowiedzialności materialnej.

10. Dokumentacja w zakresie ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji.

• Dokumentowanie zgody bądź inicjatywy pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika (przykładowe wzory postanowień).
• Dokumentowanie zawarcia porozumienia umożliwiającego stosowanie tylko wybranych form wsparcia pracownika w nauce.

11. Zmiana treści umowy o pracę.

• Dokumentowanie zawarcia porozumienia zmieniającego.
• Dokumentowanie zawarcia wypowiedzenia warunków pracy i płacy – w tym wskazywanie przyczyny oraz ustalanie dokładnej daty połowy okresu wypowiedzenia.

12. Dokumentacja w zakresie urlopów wypoczynkowych, bezpłatnych i innych nieobecności w pracy.

• Dokumentowanie wystąpienia i udzielenia urlopu (w tym forma wniosku).
• Rodzaje dokumentacji przedkładanej w związku z określonymi nieobecnościami w pracy.

13. Dokumentacja w zakresie zajęć komorniczych.

• Obowiązki pracodawcy w przypadku zatrudnienia lub zwolnienia pracownika objętego egzekucją komorniczą.
• Informowanie komornika o wynagrodzeniu pracownika.

14. Dokumentowanie ustania stosunku pracy (przykładowe wzory dokumentów).

• Dokumentowanie rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron – dopuszczalne formy złożenia oświadczenia woli.
• Dokumentowanie rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem, w tym: treść oświadczenia woli o wypowiedzeniu, notatka z podpisem świadka wypowiedzenia, ustalanie długości okresu wypowiedzenia.
• Dokumentowanie rozwiązania umowy bez wypowiedzenia – wybrane najistotniejsze kwestie związane z formułowaniem oświadczenia o zwolnieniu oraz doręczaniem go pracownikowi.
• Dokumentowanie wygaśnięcia stosunku pracy.
• Dokumentowanie poprawnego pouczenia o prawie odwołania się do sądu pracy.
• Prawidłowa umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy.

15. Świadectwo pracy – zasady prawidłowego wydawania i wypełnienia z uwzględnieniem nowo wprowadzonych przepisów oraz wykładni, a także dalszych planowanych zmian.

• Możliwości wyboru wzoru świadectwa pracy.
• Zasady wydawania świadectw pracy, gdy zatrudnienie jest kontynuowane na podstawie kolejnych stosunków pracy.
• Zasady wydawania świadectwa pracy na wniosek pracownika (postać papierowa albo elektroniczna wniosku).
• Zasady poprawnego wypełniania świadectwa pracy ze szczególnym uwzględnieniem punktów dotyczących korzystania przez pracowników z uprawnień rodzicielskich – praktyczne przykłady wypełnienia świadectwa pracy.
• Zasady poprawnego wydawania i wysyłania świadectw pracy uprawnionym osobom, w tym także świadectwa pracy po zmarłym pracowniku.
• Terminy na wydanie świadectwa pracy sprostowanego w wyniku orzeczenia sądowego oraz na uzupełnienie świadectwa pracy.
• Obowiązujące od 1 czerwca 2017 r. regulacje dotyczące wydawania świadectwa pracy w wyniku ugody(dotyczącej ustania zatrudnienia).
• Orzecznictwo sądowe dotyczące ewentualnego prostowania świadectwa pracy po upływie terminu albo z inicjatywy pracodawcy (z powodu braku przepisów powszechnie obowiązujących).
• Zasady sporządzania odpisu świadectwa pracy zgodnie z najnowszą wykładnią.
• Planowane zmiany w przepisach dotyczących świadectw pracy, mające na celu ułatwienie pracownikom uzyskania świadectwa pracy, w tym wprowadzenie wydłużonych terminów na wystąpienie o sprostowanie świadectwa pracy przez pracodawcę oraz do sądu pracy, mandat za niewydanie świadectwa pracy w terminie.

16. Nadchodzące od 1 stycznia 2019 r. zmiany dotyczące zasad prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników i pozostałej dokumentacji pracowniczej:

• Skrócenie okresu przechowywania dokumentów z akt osobowych pracowników, długość przechowywania akt osobowych pracowników w zależności od daty nawiązania stosunku pracy
• Dodatkowe informacje, które pracodawcy będą musieli dawać pracownikom razem ze świadectwem pracy.
• Zasady dokonywania zmiany postaci przechowywanych dokumentów z papierowej na elektroniczną i odwrotnie.
• Zasady postępowania z dokumentami sporządzonymi w formie pisemnej po zmianie postaci dokumentacji na elektroniczną (obowiązek ich zwrócenia pracownikowi oraz byłemu pracownikowi).
• Zasady zapewniania ochrony i poprawnego prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej.
• Prawo pracownika oraz byłego pracownika do żądania kopii dokumentacji oraz zasady poprawnego jej sporządzania.
• Nowy podział akt osobowych, nowy wykaz dokumentów umieszczanych w poszczególnych częściach akt, w tym nowe zasady przechowywania dokumentów dotyczących kar porządkowych,
• Nowe podział dokumentów składających się na pozostałą dokumentację pracowniczą,
  • zakres dokumentów w niej umieszczanych,
  • rozbudowana zawartość karty ewidencji czasu pracy,

17. Nowa rozbudowana ewidencja czasu pracy.

18. Obowiązek wydawania kopii przechowywanej dokumentacji na życzenie pracownika, byłego pracownika (albo uprawnionej osoby), w tym:

• • zasady sporządzania takich kopii,
  • termin na ich sporządzenie,
  • możliwość wydawania kopii na nośniku danych,
  • zasady postępowania z wnioskiem o wydanie kopii dokumentacji,

19. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, wymogi „informatyczne” dotyczące elektronicznych akt osobowych i pozostałej dokumentacji,

20. Obowiązek zwrócenia pracownikowi, byłem pracownikowi (ewentualnie innej uprawnionej osobie) poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni w razie przejścia na elektroniczną dokumentację, w tym:

• • zasady, na jakich będzie odbywał się zwrot poprzedniej postaci akt i dokumentacji,
  • poszukiwanie osób uprawnionych do jej odbioru,
  • konieczność zachowania odpowiedniej formy wydawanej dokumentacji,

21. Konieczność wprowadzenia dodatkowych procedur w razie podjęcia decyzji o przetwarzaniu dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej (m.in. procedury tworzenia kopii zapasowych, nanoszenia metadanych, przenoszenia z nośnika na nośnik w celu zapobiegnięcia utracie),

22. Regulacje przejściowe dotyczące sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do nowych rozwiązań prawnych,

23. Zmiana zasady dokonywania wypłaty wynagrodzenia za pracę od 1 stycznia 2019 r. (prawo żądania od pracownika numeru konta bankowego, wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych), oraz obowiązek działu kadr i płac wobec pracowników otrzymujących przed nowelizacją wynagrodzenie w kasie – czas na realizację tego obowiązku do upływu 21 stycznia 2019 r.,

24. Dokumentacja czasu pracy.

• Lista obecności – jakie informacje mogą być w niej zawarte.
• Rejestracja wyjść prywatnych pracowników.
• Karta ewidencji czasu pracy (planowane nowe regulacje dotyczącej jej prowadzenia i przechowywania).