• Gdzie przechowywać polecenie pracy zdalnej – akta osobowe czy „teczka czasu pracy” ?
• W której części akt osobowych przechowywać wniosek o dodatkowy zasiłek opiekuńczy?
• Jakie dokumenty na potrzeby ewidencjonowania czasu pracy tworzy się w przypadku pracy zdalnej?

A ponadto:

• Czy wolno kopiować dokumenty zawierające dane osobowe kandydata do pracy oraz nowego pracownika, a jeżeli tak, to na jakich zasadach?
• Co grozi pracodawcy za nieprawidłowe kopiowanie dokumentów zawierających dane osobowe?
• Jak po zmianie przepisów układać dokumenty w aktach osobowych?
• Jak poprawnie sporządzić i wymagać wypełnienia kwestionariusza osobowego od kandydata do pracy oraz pracownika?
• Jak poprawnie umieszczać CV w aktach osobowych?
• Jakie dane i na jakich zasadach można pozyskiwać od osób niepełnosprawnych?
• Jakie dokumenty wystawione przez pracodawcę musi posiadać osoba przetwarzająca szczególne dane osobowe, np. dane o stanie zdrowia pracowników?
• Na jakich zasadach prowadzi się kontrole trzeźwości pracowników, zgodnie z wykładnią UODO?
• Jakie dane i na jakich zasadach można przetwarzać za zgodą kandydata do pracy oraz pracownika?
• Ile zbiorów dokumentacji pracowniczej przypada na jednego pracownika?
• W jakich przypadkach trzeba pracownikowi zakładać nowe akta osobowe i nową dokumentację pracowniczą, a w jakich można prowadzić dotychczasowe?
• Ile czasu trzeba przechowywać: akta osobowe, karty wynagrodzeń, dokumentację czasu pracy oraz urlopów wypoczynkowych w zależności od daty nawiązania stosunku pracy?
• Co znaczy kontynuowanie prowadzenia dokumentacji pracowniczej – jak układać dokumenty w kontynuowanych aktach osobowych – numerowane od początku, czy nie?
• Jak prowadzić część A akt osobowych, jeżeli zaistnieje konieczność założenia nowych akt dla tego samego pracownika?
• Jak prawidłowo dokumentować kary porządkowe i usuwać dokumenty z części D akt osobowych zgodnie z wykładnią MRPiPS?
• Jak prowadzić poprawną dokumentację skierowań na badania profilaktyczne oraz orzeczeń o zdolności do pracy?
• Jak powinno być wypełnione poprawne skierowanie na badania wstępne?
• Jakie dokumenty przyjmować od osób, które można przyjąć do pracy z ważnymi badaniami profilaktycznymi od poprzedniego pracodawcy?
• Jak poprawnie ewidencjonować czas pracy pracowników? Wnioski PIP po pierwszych kontrolach.
• Czy harmonogramy czasu pracy należy dołączać do dokumentacji pracowniczej?
• Czy w związku z nowymi zasadami prowadzenia dokumentacji pracowniczej trzeba tworzyć pisemne polecenia pracy w godzinach nadliczbowych oraz drukować mailowe polecenia?
• Czy można mieć książki wyjść służbowych i prywatnych, czy nie?
• Jak się tworzy kopię dokumentacji pracowniczej i jak prawidłowo postępować w sytuacji, gdy pracownik albo były pracownik nadużywa prawa do uzyskania kopii dokumentacji?
• Jak poprawnie sporządzać i wydawać informację o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej dla odchodzących z pracy pracowników? Którzy pracownicy mogą, a którzy muszą ją dostać?
• Jakie warunki musi spełnić pracodawca w celu zabezpieczenia papierowej dokumentacji pracowniczej?
• Jakie warunki musi spełnić pracodawca, żeby prawidłowo prowadzić całość albo część dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej?
• Jakie obowiązki informacyjne wiążą się z przejściem na dokumentację elektroniczną?
• Jak poprawnie prowadzić dokumentację, w której część zbiorów jest papierowa, a część elektroniczna?
• Jakie warunki musi spełnić zewnętrzny przechowawca, jeżeli pracodawca będzie chciał przekazać mu dokumentację pracowniczą swoich pracowników?
• Jakie jest ryzyko pracodawcy, który przekaże dokumentację nieodpowiedniemu przechowawcy?
• Za jakie działania związane prowadzeniem i z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej inspektor PIP może nałożyć mandat.
• Jak zaktualizować informację o równym traktowaniu w zatrudnieniu i zakazie dyskryminacji zgodnie z przepisami obowiązującymi od 7 września 2019 r.?
• Jak stworzyć strategię (politykę) antymobbingową i gdzie przechowywać potwierdzania pracowników, że zapoznali się z tą strategią (polityką)?
• Gdzie przechowywać listy obecności?
• Jakie dokumenty związane z PPK gromadzić i gdzie je przechowywać?
• Jak poprawnie przechowywać zwolnienia lekarskie?
• Jak poprawnie pozyskiwać i przechowywać dokumenty na potrzeby zfśs?
• Gdzie i ile czasu przechowywać dokumentację bhp?
• Jak poprawnie wypełniać świadectwo pracy w poszczególnych punktach?
• Jak poprawnie sprostować oraz wydać sprostowane świadectwo pracy?
• Jak prawidłowo wypełnić umowę o pracę i jakie dane oraz postanowienia można do niej wprowadzić, a jakie są zabronione?
• Jak poprawnie wpisać w umowie wysokość wynagrodzenia za pracę (z uwzględnieniem zmian w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu)?
• Jakie dokumenty sporządzać w związku z ustaniem zatrudnienia pracownika (notatki świadka wypowiedzenia, poprawne oświadczenie pracodawcy o ustaniu zatrudnienia) oraz jak poprawnie doręczać te dokumenty pracownikowi?

Zasady poprawnego gromadzenia dokumentów w aktach osobowych, w szczególności:

• zakres danych gromadzonych w kwestionariuszu osobowym od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz wyjaśnienie, czym różni się kwestionariusz od CV,
• zasady przetwarzania danych o adresach: adres zamieszkania, zameldowania i do korespondencji,
• możliwość pozyskiwania elektronicznych kwestionariuszy i CV i zasady ich umieszczania w aktach osobowych,
• zasady pozyskiwania dokumentów od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz wybranego kandydata do pracy,
• zasady gromadzenia dokumentów dotyczących badań wstępnych, w tym przeprowadzonych w czasie epidemii,

Dokumenty umieszczane w części B akt osobowych zgodnie z najnowszą wykładnią, w tym:

• dokumentowanie zawarcia umowy o pracę (zasady poprawnego udokumentowania zatrudnienia bez zachowania formy pisemnej, skutki niezachowania formy pisemnej),
• dane przetwarzane za zgodą nowego pracownika,
• skierowania i orzeczenia dotyczące badań kontrolnych, w tym przeprowadzonych w czasie epidemii,
• dokumenty dotyczące szkoleń okresowych bhp, w tym terminy na przeprowadzenie zawieszonych szkoleń okresowych,
• dokumentacja zajęć komorniczych,
• dokumentacja pracy w szczególnych warunkach,
• wykaz dokumentów, które mogą być pozyskiwane w postaci elektronicznej,

Dokumenty umieszczane w części C akt osobowych,

Zasady przechowywania w części D aktach osobowych dokumentów kar porządkowych,

Dokumenty gromadzone w ramach pozostałej dokumentacji pracowniczej – kompletny wykaz zgodnie z najnowszą wykładnią,

• które z dokumentów zbieranych w pozostałej dokumentacji pracowniczej muszą być pisemne,
• zasady dołączania dokumentu elektronicznego do dokumentacji papierowej i odwrotnie,

Wykładnia dotycząca przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej oraz elektronicznej, w szczególności:

• zasady przechodzenia z dokumentacji papierowej na elektroniczną i obowiązki informacyjne, jakie w związku z tym muszą być spełnione,

• zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej w e-teczkach zgodnie z wykładnią Ministerstwa Cyfryzacji,
• częstotliwość drukowania dokumentów na potrzeby prowadzenia papierowej dokumentacji pracowniczej (w tym konieczność i częstotliwość drukowania ewidencji czasu pracy i kart wynagrodzeń),
• możliwość prowadzenia tylko niektórych zbiorów dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej,
• zasady postępowania z dokumentacją pracowniczą w razie przejęcia pracodawcy, który prowadzi dokumentację w innej postaci niż pracodawca przejmujący, zgodnie z najnowszą wykładnią,
• warunki przechowywania papierowej dokumentacji pracowniczej, w tym zasady oddawania dokumentacji pracowniczej na przechowywania usługowym przechowawcom, zalety i wady takiego rozwiązania,

Czas i miejsce przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym:

• zasady usuwania dokumentów i danych po zakończeniu okresu ich przechowywania zgodnie z wykładnią UODO,

W ramach szkolenia będzie także omówiona tematyka dokumentów tworzonych ze względu na RODO, w tym informacji dla kandydata do pracy oraz pracownika, w tym dokumentów tworzone w związku ze stosowaniem monitoringu zgodnie z wykładnią UODO (nadchodząca nowelizacja wytycznych w tej kwestii).

Omówione zostaną projektowane rozwiązania prawne wynikających z prawa UE, które z czasem wpłyną na zakres tworzonych procedur i dokumentów, w tym postanowieniach:

• Dyrektywy w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej,
• Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającą dyrektywę Rady 2010/18/UE
• Wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE w sprawie systemów rejestracji czasu pracy.