• Gdzie przechowywać polecenie pracy zdalnej – akta osobowe czy „teczka czasu pracy” ?
• W której części akt osobowych przechowywać wniosek o dodatkowy zasiłek opiekuńczy?
• Jakie dokumenty na potrzeby ewidencjonowania czasu pracy tworzy się w przypadku pracy zdalnej?

A ponadto:

• 1. Dane i dokumenty pozyskiwane od osób ubiegających się o zatrudnienie, w tym:
  • zakres danych i informacji, których podania można wymagać w takim kwestionariuszu (stanowiska UODO i Ministerstwa Pracy),
  • zakres dokumentów, których można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz miejsce ich przechowywania,
  • sytuacje w których można skopiować świadectwa pracy od poprzedniego pracodawcy oraz dyplomy ukończenia szkół, kursów i szkoleń,
  • sytuacje w których można przyjąć do pracy pracownika bez przeprowadzania wstępnych badań profilaktycznych – rodzaj i postać dokumentów jakie należy w związku z tym zgromadzić,
  • dopuszczalność przechowywania CV kandydata do pracy w części A akt osobowych (stanowiska ekspertów w tej kwestii),
  2. Dane i dokumenty pozyskiwane od pracownika, w szczególności:
  • zakres danych i informacji, których pracodawca może żądać na potrzeby realizowania stosunku pracy z uwzględnieniem: danej o niepełnosprawności oraz odbywaniu służby wojskowej (stanowiska UODO),
  • przypadki, w których nie wolno pobierać od pracownika zgody na przetwarzanie danych osobowych (wyjaśnienie UODO),
  • okoliczności, w jakich od pracownika żąda się danych o wykształceniu i stażu pracy oraz miejsce przechowywania dokumentów potwierdzających takie dane, jeżeli zostały pozyskane od pracownika,
  • zakres danych pracownika, które pracodawca może przetwarzać wyłączenie za zgodą pracownika (stanowiska UODO),
  • zasady przetwarzania danych osoby zawiadamianej o wypadku oraz wymóg uzyskania zgody takiej osoby na przetwarzanie jej danych, a także obowiązki informacyjne wobec takiej osoby (stanowisko MRPiPS i UODO),
  • praktyczny sposób skonstruowania poprawnego kwestionariusza danych osobowych pracownika,
  3. Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo(stanowisko MRPiPS i UODO),
  4. Wynikające z RODO obowiązki informacyjne wobec kandydata do pracy i wobec pracownika, przypadki w których zachodzi konieczność aktualizowania takiej informacji, w tym:
  • jak poprawnie powinna być sformułowana taka informacja?
  5. Całkowite albo częściowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej albo elektronicznej (zasady „przejścia” na dokumentację elektroniczną) – najważniejsze zagadnienia praktyczne, w szczególności:
  • na czym polega prowadzenie dokumentacji pracowniczej w „mieszanych” postaciach,
  • wynikające z przepisów prawa pracy i z wykładni zasady „przechodzenia” na elektroniczną dokumentację pracowniczą,
  • wymagany sposób postępowania w przypadku dołączania dokumentów elektronicznych do papierowej dokumentacji pracowniczej i odwrotnie – zgodnie z przepisami i wykładnią,
  6. Rodzaje obowiązków pracodawcy wobec pracownika związane ze zmianą postaci dokumentacji pracowniczej, w tym:
  • zakres obowiązków informacyjnych i termin na ich zrealizowanie,
  • umożliwienie pracownikowi odebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej,
  • zasady postępowania z nieodebraną dokumentacją pracowniczą.
  7. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej niezależnie od jej postaci,
  8. Dokumenty przechowywane w części A i B akt osobowych – zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, a także z najnowszą wykładnią i stanowiskami Ministerstwa Pracy i UODO, z wykazaniem, które z nich muszą być tworzone w formie (postaci) pisemnej, w szczególności:
  • dokumenty tworzone i gromadzone w związku z wykonywaniem pracy zdalnej (praktyczne wzory przydatnych oświadczeń oraz wzór ewidencji pracy zdalnej),
  • dokumenty potwierdzające uprawnienia pracownika do szczególnych świadczeń w tym dokumenty potwierdzające status weterana (stanowisko UODO) oraz dokumenty gromadzone w związku z pobieraniem przez pracownika dodatku solidarnościowego (stanowisko UODO),
  • dokumenty i dane gromadzone się na potrzeby ustalenia kwoty wolnej od potrąceń (stanowisko UODO) oraz zasady i miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku z potraceniami komorniczymi (stanowisko MRPiPS),
  • dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich, w tym zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników (praktyczne wzory oświadczenia i wniosków),
  9. Dokumenty gromadzone w części C akt osobowych, ze szczególnym omówieniem świadectwa pracy, w tym:
  • dokumenty tworzone w związku z ustaniem zatrudnienia pracownika,
  • dokumenty gromadzone w związku z obowiązkiem wydania świadectwa pracy (wnioski o sprostowanie świadectwa pracy, wnioski o uzupełnienie świadectwa pracy, potwierdzenie wysłania świadectwa pracy pocztą),
  • przypadki, w jakich wraz ze świadectwem pracy musi być wydawania informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i zasadach jej odbioru oraz przypadki, w których nie jest to obowiązkowe (wyjaśnienia Ministerstwa Pracy),
  • dane, które mogą być podawane w świadectwie pracy oraz zasady wydawania świadectwa pracy,
  • przypadki w których można narazić się na wykroczenie przeciwko prawom pracownika jakim niewydanie świadectwa pracy w terminie,
  • zasady prostowania świadectwa pracy (m.in. zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy),
  • zasady kopiowania świadectwa pracy (m.in. postać wniosków o kopię i miejsce ich przechowywania, zasady sporządzania kopii zgubionego świadectwa, termin na wydanie kopii, przypadki, w których o kopię świadectwa mogą wystąpić inne niż były pracownik uprawnione osoby,przypadki, w których za kopię można pobrać opłatę oraz takie, w których pracodawca może odmówić wydania kopii),
  • pouczenie w treści świadectwa pracy oraz w oświadczeniu woli pracodawcy o zwolnieniu pracownika bez adresu sądu pracy(stanowisko MRPiPS),
  10. Zasady gromadzenia dokumentów w części D akt osobowych (stanowisko MRPiPS), w tym:
  • zasady układania dokumentów, w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany więcej niż jedną karą porządkową,
  • zasady usuwania dokumentów z części D akt osobowych (stanowisko MRPiPS),
  11. Obowiązek aktualizacji danych posiadanych przez pracodawcę w dokumentacji pracowniczej– stanowisko MRPiPS na temat tego, w jaki sposób może to być dokonywane,
  12. Obowiązek i zasady dokonywania audytów dokumentacji pracowniczej– zgodnie ze stanowiskiem UODO,
  13. Zakres dokumentów wchodzących w skład pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w szczególności:
  • zakres dokumentów wchodzących w skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy,
  14. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od daty nawiązania stosunku pracy, w tym
  • przypadki, gdy dany pracownik będzie miał dwa komplety dokumentacji pracowniczej z różnymi okresami jej przechowywania,
  • jakie dokumenty są umieszczane w „starych” i „nowych” aktach osobowych w przypadku pracowników, których dokumentacja pracownicza podlega dwóm okresom przechowywania zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS,
  15. Zasady gromadzenia i przechowywania dokumentów, które – zgodnie z wykładnią- nie stanowią dokumentacji pracowniczej, w tym:
  • miejsce przechowywania deklaracji ZUS oraz dokumentów podatkowych (stanowisko MRPiPS),
  • dokumentacja BHP nie stanowiąca dokumentacji pracowniczej,
  • dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie/dokumenty potwierdzające odbycie kwarantanny lub izolacji (okres ich przechowywania),
  • dokumentacja zfśs (zgodnie ze stanowiskiem UODO) czas jej przechowywania i dokonywania ich audytu (stanowisko MRPiPS),
  • dokumentacja PPK.