AKTA OSOBOWE OD A DO Z – solidny warsztat na wzorach dokumentów oraz elektronizacja dokumentów pracowniczych – szkolenie online 22-23 sierpnia

  • 22-23.08.2024| szkolenie online |

  • Czas szkolenia: 9.00 – 15.00 z przerwami

  • Możliwość aktywnego uczestnictwa, zadawania pytań wykładowcy.

  • Wykładowca: Anna Stokłosa – Radca Prawny

  • Cena : 890 zł + 23 % VAT od osoby 

    W cenie szkolenia: materiały szkoleniowe w formie elektronicznej, certyfikat uczestnictwa w szkoleniu w formie elektronicznej.

Wykładowca

Anna Stokłosa – radca prawny. Dyrektor ds. doradztwa prawa pracy w Małopolskim Instytucie Studiów Podatkowych. Specjalista prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i ochrony danych osobowych. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego, ukończyła studia doktoranckie w Katedrze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych UJ. Posiada bogate doświadczenie praktyczne w kwestiach związanych ze stosowaniem prawa pracy, zarówno na etapie doradztwa, jak też w postępowaniach sądowych. Prowadzi procesy w sprawach z zakresu prawa pracy, reprezentując przede wszystkim przedsiębiorców. Doświadczony szkoleniowiec zagadnień związanych z problematyką zatrudnienia.

Program opracowała Anna Stokłosa. Zakaz wszelkiego kopiowania, powielania programu bez zgody autora.

PROGRAM SZKOLENIA

Korzyści udziału w szkoleniu:

  • uczestnik otrzyma kompletną checklistę procedur, polityk, zasad i wniosków
  • uczestnik otrzyma gotowe wzory dokumentów oraz zostanie przeprowadzony warsztat/przegląd dokumentacji kadrowej

CEL szkolenia:
Celem szkolenia jest:

  • poszerzenie kwalifikacji zawodowych z zagadnień dotyczących prowadzenia dokumentacji kadrowej
  • wyposażenie uczestników szkolenia w komplet dokumentów wymaganych aktualnymi przepisami Kodeksu pracy

Intensywny warsztat na wzorach dokumentów, który rozwieje wszelkie wątpliwości w zakresie poprawnego prowadzenia akt osobowych, dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz pozostałej dokumentacji związanej z zatrudnieniem. Warsztat uwzględnia komplet zaktualizowanych po zmianach w 2023 r. wzorów dokumentów.

I DZIEŃ

MODUŁ 1: AKTA OSOBOWE (KOMPLET WZORÓW DOKUMENTÓW W WERSJI EDYTOWALNEJ)

Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników i archiwizacji dokumentacji pracowniczej 

a) jakie dokumenty w części A, B, C, D, E

b) numeracja i opis stron

c) elektronizacja – krok po kroku

d) okres przechowywania dokumentacji

– kazusy i przykłady

– wzór informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji pracowniczej

a) dokumentacja pracownicza: jakie dokumenty kadrowe stanowią dokumentację pracowniczą; postać papierowa i postać elektroniczna dokumentacji pracowniczej; nowe rozwiązania w zakresie prowadzenia akt osobowych; części akt osobowych

b) przechowywanie dokumentacji pracowniczej: przechowywanie dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika
c) archiwizacja: jakie dokumenty podlegają archiwizacji w aktach osobowych; okres archiwizowania akt osobowych: w jakich sytuacjach dokumentacja pracownicza podlega 10-letniej archiwizacji, a w jakich okres przechowywania wynosi 50 lat; szczególne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, która może stanowić dowód w postępowaniu sądowym
d) niszczenie dokumentacji pracowniczej – dopuszczalność i tryb
e) obowiązkowa informacja wydawana pracownikowi wraz ze świadectwem pracy po ustaniu stosunku pracy – zakres informacji, wzór
f) zasady prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej – wymogi, przekształcenie dokumentacji sporządzonej w postaci papierowej w dokumentację w postaci elektronicznej, obowiązkowa informacja dla pracownika o prowadzeniu dokumentacji w postaci elektronicznej, wzór informacji
h) tryb i zasady wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub członkom jego rodziny
i) warunki wydawania pracownikowi kopii dokumentacji
j) odpowiedzialność karna i wykroczeniowa związana z nieprowadzeniem bądź nieprzechowywaniem dokumentacji pracowniczej

Część A: Dokumenty pochodzące od kandydatów na pracowników 
a) kwestionariusz osobowy kandydata na pracownika

b) orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, ze szczególnym uwzględnieniem:

–  badań do prowadzenia samochodu w celach służbowych – zwolnienia z badań wstępnych z uwagi na orzeczenie pochodzące z poprzedniego zatrudnienia
oryginał, kopia, wzór skierowania na badania profilaktyczne
c) dokumenty potwierdzające stopień niepełnosprawności w celu ustalenia szczególnych uprawnień pracownika z umiarkowanym i znacznym stopniem niepełnosprawności
d) świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia (za jaki okres pracodawca ma prawo żądać świadectwa pracy, postępowanie w przypadku informacji w świadectwie pracy o zajęciu wynagrodzenia za pracę)
e) postępowanie z dokumentami potwierdzającymi wcześniejsze zatrudnienie poza Polską / zatrudnienie w państwie macierzystym cudzoziemca
f) czy pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika zdjęć i referencji oraz oświadczenia lub zaświadczenia z KRK o niekaralności?
g) testy psychologiczne w procesie rekrutacyjnym
h) kopia dowodu osobistego w aktach osobowych

i) czy można zapytać kandydatkę do pracy o fakt ciąży w przypadku zatrudnienia na stanowisko pracy, gdzie praca kobiety w ciąży jest wzbroniona?

Część B: dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia 
a) kwestionariusz osobowy pracownika

b) umowa o pracę (szczegółowe omówienie), forma umowy o pracę, pisemne oświadczenie pracodawcy potwierdzające zawarcie umowy o pracę w formie ustnej, zasady określania miejsca wykonywania pracy (przedstawiciel handlowy, budowlaniec, kierowca), klauzule poufności wynagrodzenia, dodatkowa treść umowy o pracę pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, jak formułować przyczyny zawarcia umowy); nowa treść umowy o pracę po wdrożeniu dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej
c) dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia – wzór (termin przekazania pracownikowi dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia, treść informacji u pracodawcy posiadającego regulamin pracy, treść informacji u pracodawcy nieposiadającego regulaminu pracy, jak prawidłowo określić normę czasu pracy, w szczególności pracownika niepełnoetatowego lub zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy, nowy wzór informacji po wdrożeniu dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej
d) oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami o równym traktowaniu w zatrudnieniu – wzór zaktualizowaniu po zmianie KP w 2023 r.
e) pozostała dokumentacja przy nawiązaniu stosunku pracy (potwierdzenie odbycia wstępnego szkolenia BHP, zakres obowiązków pracownika, instruktaż stanowiskowy, oświadczenie o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym – wzór, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy i wynagradzania – wzór, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą)
f)  dokumenty dotyczące korzystania przez pracowników z uprawnień rodzicielskich  z uwzględnieniem zmian po wdrożeniu dyrektywy 2019/1158 w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów
– wniosek o urlop macierzyński – termin złożenia, wzór
– wniosek o skrócenie urlopu macierzyńskiego  – termin, wzór
– wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego pracownikowi – ojcu dziecka – termin, wzór
– wniosek o urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego – termin złożenia, wzór
– wniosek o urlop rodzicielski – termin złożenia, wzór
– wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego – wzór
– oświadczenie drugiego rodzica o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego
– wspólne korzystanie przez rodziców z urlopu rodzicielskiego – wzór wniosku i oświadczenia
– wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego
– wniosek o urlop wychowawczy – nowy termin złożenia, wzór
g) urlop wychowawczy (termin złożenia wniosku)
– wzór wniosku o udzielenie
– wzór wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy w okresie możliwości korzystania z urlopu wychowawczego
– wzór wniosku o skrócenie urlopu wychowawczego
– równoczesne korzystanie z urlopu wychowawczego przez obydwoje rodziców – wzór wniosków, oświadczenia
i) umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania umowy o pracę – kluczowe zapisy
j) dokumenty związane z powierzeniem mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się  – kluczowe zapisy
k) orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi
l) zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników (podnoszenie kwalifikacji a nabycie nowych kwalifikacji zawodowych, podnoszenie kwalifikacji za wiedzą pracodawcy a podnoszenie kwalifikacji za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy, umowa szkoleniowa a porozumienie szkoleniowe, obowiązki pracodawcy wobec pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe) – kluczowe zapisy umowy

m) dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej (zmiana w 2023 r.)

n) elastyczna organizacja pracy i przejrzyste warunki zatrudnienia na wzorach wniosków

Część C: dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy
a) dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę – formułowanie przyczyn rozwiązania umowy o pracę – warsztaty
– rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem – wzór
– rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron – wzór
– rozwiązanie umowy w trybie art. 52, 53 – wzory
– informacja w oświadczeniu pracodawcy o prawie odwołania do sądu

b) świadectwo pracy – omówienie nowego wzoru świadectwa

– termin wydania świadectwa pracy

– sposób doręczenia pracownikowi świadectwa pracy

– treść świadectwa pracy

  • tryb ustania stosunku pracy, szczególne podstawy rozwiązania stosunku pracy
  • prawidłowe określenie podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy
  • prawidłowe określenie podstawy prawnej rozwiązania umowy o pracę
  • prawidłowe określenie szczególnych podstaw rozwiązania stosunku pracy
  • informacja do wykorzystania urlopu wypoczynkowego i urlopu bezpłatnego w świadectwie pracy, urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego
  • zajęcie wynagrodzenia za pracę a obowiązki pracodawcy co do treści świadectwa pracy (obowiązek kontaktu z poprzednim pracodawcą)
  • czy wskazywać formę wykorzystania urlopu (w naturze, ekwiwalent)
  • informacje uzupełniające: obligatoryjne, na wniosek (o wysokości i składnikach wynagrodzenia, o uzyskanych kwalifikacjach, o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznania mu odszkodowania

– sprostowanie świadectwa pracy r.

– zmiana treści świadectwa pracy:
– kto jest uprawniony do podpisania świadectwa pracy
– zasady przechowywania świadectwa pracy i wydawania jego odpisu
c) umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy – kluczowe zapisy umowy
d) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
e) orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku

Część D: dokumenty związane z nałożeniem kary porządkowej

Część E – nowa część zawierająca dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu

MODUŁ II: DOKUMENTACJA W SPRAWACH ZWIĄZANYCH ZE STOSUNKIEM PRACY

MODUŁ III: POZOSTAŁA DOKUMENTACJA PRACOWNICZA

  1. Regulamin pracy zdalnej
  2. Kontrola trzeźwości (zapisy do regulaminu pracy bądź obwieszczenia)
  3. Dokumentacja płacowa: nowy wzór PIT-2

MODUŁ IV: Ochrona danych osobowych pracowników według RODO: pracodawca jako administrator danych 

a) wzór upoważnienia do przetwarzania danych oraz klauzuli informacyjnej dla kandydata i pracownika zgodny z RODO (czy przechowywać w teczce akt osobowych?)

b) dokumentacja monitoringu w zakładzie pracy w teczce akt osobowych – wzory dokumentów

II DZIEŃ

Zmiany w prawie pracy rozszerzyły katalog wniosków, które pracownik może złożyć w postaci elektronicznej. Również praca zdalna postawiła przed pracodawcami nowe wyzwania związane z elektronicznym obiegiem dokumentacji.  

W trakcie szkolenia:

  • wytłumaczymy co to jest postać elektroniczna, w jakiej pracownik może złożyć. wniosek o elastyczną organizację pracy, pracę zdalną okazjonalną, urlop opiekuńczy i rodzicielski i czym różni się od formy elektronicznej
  • przedstawimy kompletną listę wniosków pracownika i odpowiedzi pracodawcy, które mogą mieć postać elektroniczną
  • wyjaśnimy wątpliwości m.in. co powinien zrobić pracodawca prowadzący akta osobowe w postaci papierowej, gdy otrzyma wniosek pracownika w postaci elektronicznej oraz w jaki sposób pracownik pracujący zdalnie powinien potwierdzać obecność w pracy

1. Postać a forma elektroniczna

2. Kompletna checklista dokumentów w postaci elektronicznej wprowadzona nowelizacją KP w 2023 r.

  • wnioski pracownika
  • odpowiedzi pracodawcy

3. Wnioski pracownika na podstawie KP a wnioski ubezpieczonego o wypłatę zasiłku – czy nowelizacja ustawy zasiłkowej wprowadziła postać elektroniczną?

4. Wniosek złożony w postaci elektronicznej a dokumentacja pracownicza prowadzona w postaci papierowej – prawidłowy schemat działania pracodawcy po wpływie wniosku

5. Rekrutacja elektroniczna:

  • tryb i sposób dostarczania dokumentacji niezbędnej do nawiązania stosunku pracy – kwestionariusz osobowy kandydata, kwestionariusz osobowy pracownika – czy te dokumenty wymagają własnoręcznego podpisu
  • świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy, świadectwo ukończenia szkoły – czy pracodawca może zaakceptować skany dokumentów?

6. Praca zdalna za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej

  • w jaki sposób pracownik powinien potwierdzić obecność w pracy zdalnej
  • kontrola wykonywania pracy
  • zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych – gotowe zapisy do regulaminu pracy zdalnej
  • praca zdalna a RODO – w tym wytyczne PUODO
  • zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych – gotowe zapisy do regulaminu pracy zdalnej

7. Elektroniczna dokumentacja stosunku pracy

  • zawarcie umowy o pracę za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w formie ustnej (rozmowa telefoniczna) a wymóg pisemności
  • bezpieczny podpis elektroniczny a forma pisemna umowy o pracę
  • wydawanie poleceń w formie zdalnej (telefonicznie, via email)
  • elektroniczny obieg dokumentów czasu pracy – m.in. czy ewidencja czasu pracy musi być wydrukowana i podpisana przez pracownika
  • skuteczność wypowiedzenia umowy o pracę wysłanego mailem

8. Inne formy monitoringu: w tym monitoring aktywności wykorzystywania komputerów służbowych, poczty email pracownika – cel, zakres, wzory zapisów

9. Elektronizacja dokumentacji pracowniczej krok po kroku

10. Ministerialny elektroniczny system do obsługi niektórych umów – wpływ na działy kadr i outsourcing usług kadrowych na podstawie ustawy obowiązującej od 01.2023 r.

  • kategorie umów obsługiwanych przez system
  • kto będzie mógł korzystać z systemu?
  • umowa o pracę i umowa zlecenie
  • funkcjonalności systemu czyli w czym system wyręczy pracodawcę lub zleceniodawcę?
  • jakie dane trafią do systemu?
  • jakie wnioski i oświadczenia pracownik i zleceniobiorca złożą za pośrednictwem systemu?
  • czy system teleinformatyczny do obsługi umów zastąpi outsourcing kadrowy oraz wyprze działy kadr?
Wypełnij formularz online
Regulamin uczestnictwa w szkoleniach, kliknij tutaj aby przeczytać.
Pobierz formularz pdf
Formularz rejestracji
AKTA OSOBOWE OD A DO Z – solidny warsztat na wzorach dokumentów oraz elektronizacja dokumentów pracowniczych – szkolenie online 22-23 sierpnia
  • Data szkolenia:

    22-23.08.2024| szkolenie online |

  • Cena : 890 zł + 23 % VAT od osoby 

    W cenie szkolenia: materiały szkoleniowe w formie elektronicznej, certyfikat uczestnictwa w szkoleniu w formie elektronicznej.

Dane zgłaszającego do faktury
Zwolnienie z podatku VAT pobierz wzór oświadczenia
Wysyłka faktury
Osoby zgłoszone na szkolenie
Osoba kontaktowa
Warunki uczestnictwa w szkoleniu CWPP (Centrum Wiedzy Prawno-Podatkowej)
  • CWPP Al. Jerozolimskie 123a 02-017 Warszawa
  • +48 22 357 27 79, 601 365 819
  • szkolenia@cwpp.pl
Nasza strona używa plików cookies do prawidłowego działania strony. Korzystanie ze strony bez zmiany ustawień dla plików cookies oznacza, że będą one zapisywane w pamięci urządzenia. Ustawienia te można zmieniać w przeglądarce internetowej. Więcej informacji udostępniamy w Polityce plików cookies.
AkceptujęNie akceptuję