Według najnowszych danych GUS (Główny Urząd Statystyczny), na koniec kwietnia 2024 r. cudzoziemców wykonujących pracę było 1021,0 tys. Polski rynek pracy dla cudzoziemców wciąż rośnie, dlatego warto znać wszystkie przepisy prawno-podatkowe zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Zatrudnienie cudzoziemców w Polsce podlega szeregowi przepisów prawnych, które regulują kwestie związane z legalnością pracy i pobytu pracowników spoza Polski. Aby proces ten był zgodny z prawem, pracodawcy muszą spełnić szereg wymagań zależnych od statusu cudzoziemca oraz rodzaju wykonywanej pracy. Od czego należy zacząć proces zatrudniania cudzoziemców? Na co należy zwrócić uwagę?

Kluczowe warunki zatrudnienia cudzoziemców wykonujących pracę w Polsce

Podstawowym aktem prawnym jest ustawa o cudzoziemcach, określająca zasady i warunki wjazdu cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, ich przejazdu przez to terytorium, pobytu na nim i wyjazdu z niego, tryb postępowania oraz organy właściwe w tych sprawach. Natomiast ustawa o promocji zatrudnienia stanowi, że obcokrajowców mogą zatrudniać osoby fizyczne, osoby prowadzące działalność gospodarczą, przedsiębiorstwa funkcjonujące w formie spółek oraz fundacje i stowarzyszenia.

„Warto mieć na uwadze bowiem, że warunkami koniecznymi dla zatrudnienia cudzoziemca jest zalegalizowanie pracy (np. zezwolenia na pracę) i odpowiedniego tytułu pobytowego (np. wizy lub karty pobytu). Zasadniczo są to wymogi od siebie niezależne, które należy spełnić łącznie (zezwolenie na pracę i tytuł pobytu). Aczkolwiek zdarzają się sytuacje, w których możliwe jest spełnienie tych dwóch warunków za pomocą jednej decyzji zezwalającej na pobyt czasowy i pracę (tzw. jednolite zezwolenie). Wreszcie uzyskanie odpowiedniego zezwolenia (np. zezwolenia na pobyt stały) zwalnia z obowiązku uzyskiwania zezwolenia na pracę. Oznacza to, że zezwolenie na pobyt stały jest alternatywą dla zezwolenia na pracę.

Najczęściej zezwolenie na pracę należy uzyskać przed przyjazdem cudzoziemca na terytorium RP. Można również uzyskać zezwolenie na pracę już po przyjeździe cudzoziemca terytorium RP, o ile posiadana przez niego wiza nie wyklucza podjęcia zatrudnienia. Wreszcie możliwe jest uzyskanie zezwolenia na pracę po przyjeździe cudzoziemca na terytorium RP, jeżeli wjazd cudzoziemca na terytorium RP nie wymaga żadnej wizy. Niemniej uzyskanie zezwolenia na pracę nie jest wystarczające dla podjęcia zatrudnienia na terytorium RP. Konieczny jest również legalny pobyt cudzoziemca (legalne przebywanie na terytorium RP).”

wyjaśnia dr Michał Szypniewski, dr nauk prawnych, specjalista prawa pracy, wykładowca.

Co ważne – pracodawca ma obowiązek zażądać od cudzoziemca ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce. Bezpośredni dostęp do dokumentów legalizujących pracę cudzoziemca jest możliwy dzięki opcji zarejestrowania w portalu praca.gov.pl. Niektóre osoby mogą być zwolnione z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, np. obywatele UE (Unii Europejskiej), EOG, Szwajcarii, posiadacze Karty Polaka, absolwenci polskich szkół wyższych czy osoby z zezwoleniem na pobyt rezydenta długoterminowego UE.

Udzielenie zezwolenia na pracę — rodzaje zezwoleń na pracę dla cudzoziemców

Aby można było mówić o powierzeniu legalnego wykonywania pracy cudzoziemcowi, należy spełnić szereg warunków.

Dla obywateli spoza UE i EOG praca wymaga uzyskania jednego z sześciu typów zezwoleń na pracę (A-F). Najczęściej spotykane to:

– zezwolenie typu A: dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

– zezwolenie typu B: dla członków zarządu przebywających w Polsce dłużej niż 6 miesięcy.

– zezwolenie typu S: dla prac sezonowych, np. w rolnictwie czy turystyce.

Polski pracodawca, który chce zatrudnić cudzoziemca przebywającego w swoim kraju i dopiero planującego przyjazd do pracy do Polski, powinien uzyskać dla niego zezwolenie na pracę / zezwolenie na pracę sezonową (zaświadczenie o wpisie wniosku do ewidencji wniosków w sprawie pracy sezonowej) lub oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

Zezwolenie na pracę wydane cudzoziemcowi lub złożone oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi nie jest dokumentem poświadczającym zatrudnienie w przedsiębiorstwie (nie jest umową o pracę lub umową cywilnoprawną), a wskazuje jedynie, że cudzoziemiec ma prawo legalnie wykonywać pracę na warunkach w nim wskazanych w Twoim przedsiębiorstwie.

Warto pamiętać, że jeśli cudzoziemiec jest zatrudniony/delegowany do Polski i wykonuje pracę na podstawie umowy o pracę, to zasadą jest, że jego warunki zatrudnienia nie mogą być mniej korzystne niż te, które gwarantują polskie przepisy prawa pracy (Kodeks pracy oraz inne ustawy regulujące prawa i obowiązki pracowników).

Czym jest uproszczona procedura zatrudniania cudzoziemców?

W określonych przypadkach cudzoziemiec jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę. Pracodawcy mogą skorzystać z uproszczonej procedury, zwłaszcza w przypadku obywateli Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Armenii. Pozwala ona na zatrudnienie cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy, które należy złożyć w powiatowym urzędzie pracy przed rozpoczęciem zatrudnienia. Ten proces obejmuje pracę do 24 miesięcy.

Jakie są kluczowe obowiązki pracodawcy zatrudniającego cudzoziemców?

Pracodawca jest zobowiązany do sprawdzenia legalności pobytu cudzoziemca przed zatrudnieniem. Dodatkowo musi zgłosić nowego pracownika do ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych) w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Cudzoziemiec, tak jak i polski pracownik, musi być objęty ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi, że składki powinny być odprowadzane zgodnie z obowiązującymi przepisami z uwzględnieniem podstawy zatrudnienia cudzoziemca (umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna).

Pracodawcy mają również obowiązki, takie jak sprawdzanie ważności dokumentów pobytowych cudzoziemców, przechowywanie kopii tych dokumentów, zawarcie pisemnej umowy, przekazanie kopii zezwolenia na pracę, a także informowanie o niepodjęciu pracy lub przerwaniu pracy przez cudzoziemca.

Zatrudnienie obywateli Ukrainy

Ze względu na trwający konflikt zbrojny, obywatele Ukrainy mają uproszczone zasady legalizacji pobytu i pracy w Polsce. Obywatel Ukrainy może pracować w Polsce jeśli przebywa legalnie w Polsce i ma ważny tytuł pobytowy albo przybył legalnie na terytorium Polski z terytorium Ukrainy, w okresie od 24 lutego 2022 roku, w związku z działaniami wojennymi w Ukrainie i deklaruje zamiar pozostania w Polsce. Obywatela Ukrainy można zatrudnić na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej.

Pracodawca zatrudniający obywatela Ukrainy ma 7 dni od zatrudnienia na złożenie powiadomienia o podjęciu pracy do urzędu pracy. Możliwość legalnego zatrudnienia obywateli Ukrainy na podstawie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy, w związku z konfliktem zbrojnym, obowiązuje do dnia 30 września 2025 r.

Zatrudnienie cudzoziemców w Polsce wymaga od pracodawców znajomości przepisów i dokładnej kontroli dokumentów. Każdy przedsiębiorca musi wiedzieć, jak analizować takie dokumenty, jakie zmiany wprowadziła niedawna nowelizacja ustawy? To istotne, ponieważ skutki nielegalnego zatrudnienia cudzoziemców mogą być dotkliwe. Dlatego wychodząc naprzeciw Państwa potrzebom  – przygotowaliśmy Konferencję „DOCHODY MIĘDZYNARODOWE 2023/2024 r. Delegowanie pracowników i zatrudnianie cudzoziemców”. Podczas konferencji rozwiejecie Państwo wszystkie wątpliwości dotyczące m.in. zatrudniania cudzoziemców. Serdecznie zapraszamy do udziału!

Więcej o konferencji >> https://dochodyzagraniczne.cwpp.pl/ oraz w zakładce konferencje

Źródła: Ustawa o cudzoziemcach, https://www.pip.gov.pl, https://www.biznes.gov.pl