Teczki osobowe w 2019 r – zasady prowadzenia i przechowywania, szkolenie praktyczne – termin 25 kwiecień

Wykładowca: 

Anita Gwarek – Prawnik, Dyrektor Departamentu Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej. Uczestniczka procesu legislacyjnego, od wielu lat specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy wykorzystując swoją wiedzę prowadząc szkolenia i uczestnicząc w konferencjach poświęconych tej problematyce, zwłaszcza w zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, urlopów pracowniczych, uprawnień rodzicielskich oraz czasu pracy.

PROGRAM SZKOLENIA

Program opracowała Anita Gwarek. Zakaz wszelkiego kopiowania, powielania programu bez zgody autorów.

I. Zasady wynikające z Kodeksu pracy  

1. Wybór pracodawcy co do postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej – postać papierowa lub elektroniczna.
2. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (10 lat czy 50 lat zależny m. in. od daty nawiązania stosunku pracy z danym pracownikiem),
3. Przypadki dłuższego niż 10 letni okresu przechowywania dokumentacji,
4. Ponowne nawiązanie stosunku pracy – kontynuacja dotychczasowej dokumentacji,
5. Obowiązki pracodawcy o charakterze informacyjnym (o okresie przechowywania, o możliwości odbioru dokumentacji),
6. Zasady postępowania pracodawcy po upływie okresu przechowywania – niszczenie dokumentacji pracowniczej,
7. Zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną i odwrotnie,
8. Obowiązki związane ze zmianą postaci dokumentacji,
9. Wydawanie kopii całości lub części dokumentacji,
10. Odpowiedzialność wykroczeniowa,
11. Zakres stosowania nowych przepisów.

II. Zasady wynikające z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej

1. Akta osobowe w 4 częściach (część A- ubieganie się o zatrudnienie, część B – nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia, część C – ustanie stosunku pracy, część D – kary porządkowe)
2. Sposób przechowywania akt osobowych (oświadczenia i dokumenty, wydzielone części, wykaz, numerowanie, odpisy, kopie itp.)
3. Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, urlopu wypoczynkowego, kart wypłaconego wynagrodzenia, karta ewidencji odzieży),
4. Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach,
5. Przekazywanie dokumentacji pracowniczej nowemu pracodawcy,
6. Warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej,
7. Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej (zabezpieczenie dokumentacji, odwzorowania cyfrowe, wymagania techniczne, przeniesienie dokumentacji elektronicznej do innego systemu),
8. Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposób odbioru dokumentacji,
9. Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej,
10. Zakres stosowania nowych przepisów do nowych stosunków pracy nawiązanych począwszy od 1.1.2019 r., do stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1.1.2019 r. oraz zakończonych przed tym dniem.

III. Ochrona danych osobowych w stosunkach pracy

1. Podstawy przetwarzania danych osobowych w stosunkach pracy,
2. Obowiązkowe dane osobowe pozyskiwane od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz od pracownika,
3. Dane osobowe pozyskiwane za zgodą kandydata lub pracownika,
4. Pozyskiwanie danych szczególnie wrażliwych, w tym danych biometrycznych,
5. Pozyskiwanie danych o niekaralności,
6. Pozyskiwanie danych o stanie zdrowia w działalności socjalnej,
7. Monitoring w zakładzie pracy,
8. Monitoring poczty elektronicznej,
9. Nowa forma wypłaty wynagrodzenia za pracę.