Anna Stokłosa – radca prawny. Dyrektor ds. doradztwa prawa pracy w Małopolskim Instytucie Studiów Podatkowych. Specjalista prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i ochrony danych osobowych. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego, ukończyła studia doktoranckie w Katedrze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych UJ. Posiada bogate doświadczenie praktyczne w kwestiach związanych ze stosowaniem prawa pracy, zarówno na etapie doradztwa, jak też w postępowaniach sądowych. Prowadzi procesy w sprawach z zakresu prawa pracy, reprezentując przede wszystkim przedsiębiorców. Doświadczony szkoleniowiec zagadnień związanych z problematyką zatrudnienia.
Program opracowała Anna Stokłosa. Zakaz wszelkiego kopiowania, powielania programu bez zgody autora.
PROGRAM SZKOLENIA
W 2023 roku do Kodeksu pracy zostaje wprowadzone badanie stanu trzeźwości oraz praca zdalna. Kolejne zmiany w prawie pracy mają związek z wdrożeniem dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej oraz Dyrektywa 2019/1158 w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów. Implementacja prawa europejskiego oznacza zmiany w umowach o pracę oraz w uprawnieniach związanych z rodzicielstwem.
Nowe przepisy wymagają od każdego pracodawcy opracowania od kilku do kilkudziesięciu nowych dokumentów kadrowych.
Warsztat na wzorach kilkudziesięciu wzorach dokumentów, który rozwieje wszelkie wątpliwości w zakresie poprawnego prowadzenia akt osobowych, dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz pozostałej dokumentacji związanej z zatrudnieniem. Szkolenie uwzględnia zaktualizowane wzory dokumentów w oparciu o najnowsze przepisy prawa pracy.
Korzyści udziału w szkoleniu:
- uczestnik otrzyma kompletną checklistę procedur, polityk, zasad i wniosków
- uczestnik otrzyma gotowe wzory dokumentów oraz zostanie przeprowadzony warsztat/przegląd dokumentacji kadrowej
CEL szkolenia:
Celem szkolenia jest:
- poszerzenie kwalifikacji zawodowych z zagadnień dotyczących prowadzenia dokumentacji kadrowej
- wyposażenie uczestników szkolenia w komplet dokumentów wymaganych nowelizacją Kodeksu pracy
MODUŁ 1: AKTA OSOBOWE
1. Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników i archiwizacji dokumentacji pracowniczej
a) jakie dokumenty w części A, B, C, D
b) numeracja i opis stron
c) elektronizacja – krok po kroku
d) okres przechowywania dokumentacji
– kazusy i przykłady
– wzór informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej
2. Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji pracowniczej
a) dokumentacja pracownicza: jakie dokumenty kadrowe stanowią dokumentację pracowniczą; postać papierowa i postać elektroniczna dokumentacji pracowniczej; nowe rozwiązania w zakresie prowadzenia akt osobowych; części akt osobowych
b) przechowywanie dokumentacji pracowniczej: przechowywanie dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika
c) archiwizacja: jakie dokumenty podlegają archiwizacji w aktach osobowych; okres archiwizowania akt osobowych: w jakich sytuacjach dokumentacja pracownicza podlega 10-letniej archiwizacji, a w jakich okres przechowywania wynosi 50 lat; szczególne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, która może stanowić dowód w postępowaniu sądowym
d) niszczenie dokumentacji pracowniczej – dopuszczalność i tryb
e) obowiązkowa informacja wydawana pracownikowi wraz ze świadectwem pracy po ustaniu stosunku pracy – zakres informacji, wzór
f) zasady prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej – wymogi, przekształcenie dokumentacji sporządzonej w postaci papierowej w dokumentację w postaci elektronicznej, obowiązkowa informacja dla pracownika o prowadzeniu dokumentacji w postaci elektronicznej, wzór informacji
g) tryb i zasady wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub członkom jego rodziny
h) warunki wydawania pracownikowi kopii dokumentacji
i) odpowiedzialność karna i wykroczeniowa związana z nieprowadzeniem bądź nieprzechowywaniem dokumentacji pracowniczej
Część A: Dokumenty pochodzące od kandydatów na pracowników
a) kwestionariusz osobowy kandydata na pracownika – wzór
b) orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, ze szczególnym uwzględnieniem:
– badań dt prowadzenia samochodu w celach służbowych – zwolnienia z badań wstępnych z uwagi na orzeczenie pochodzące z poprzedniego zatrudnienia
oryginał, kopia, wzór skierowania na badania profilaktyczne
c) dokumenty potwierdzające stopień niepełnosprawności w celu ustalenia szczególnych uprawnień pracownika z umiarkowanym i znacznym stopniem niepełnosprawności
d) świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia (za jaki okres pracodawca ma prawo żądać świadectwa pracy, postępowanie w przypadku informacji w świadectwie pracy o zajęciu wynagrodzenia za pracę)
e) postępowanie z dokumentami potwierdzającymi wcześniejsze zatrudnienie poza Polską / zatrudnienie w państwie macierzystym cudzoziemca
f) czy pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika zdjęć i referencji oraz oświadczenia lub zaświadczenia z KRK o niekaralności?
g) testy psychologiczne w procesie rekrutacyjnym
h) kopia dowodu osobistego w aktach osobowych
i) czy można zapytać kandydatkę do pracy o fakt ciąży w przypadku zatrudnienia na stanowisko pracy, gdzie praca kobiety w ciąży jest wzbroniona?
Część B: dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
a) kwestionariusz osobowy pracownika
b) umowa o pracę (szczegółowe omówienie), forma umowy o pracę, pisemne oświadczenie pracodawcy potwierdzające zawarcie umowy o pracę w formie ustnej, zasady określania miejsca wykonywania pracy (przedstawiciel handlowy, budowlaniec, kierowca), klauzule poufności wynagrodzenia, dodatkowa treść umowy o pracę pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, jak formułować przyczyny zawarcia umowy); nowa treść umowy o pracę po wdrożeniu dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej
c) dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia – wzór (termin przekazania pracownikowi dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia, treść informacji u pracodawcy posiadającego regulamin pracy, treść informacji u pracodawcy nieposiadającego regulaminu pracy, jak prawidłowo określić normę czasu pracy, w szczególności pracownika niepełnoetatowego lub zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy, nowy wzór informacji po wdrożeniu dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej
d) oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami o równym traktowaniu w zatrudnieniu – wzór zaktualizowaniu po zmianie KP w 2023 r.
e) pozostała dokumentacja przy nawiązaniu stosunku pracy (potwierdzenie odbycia wstępnego szkolenia BHP, zakres obowiązków pracownika, instruktaż stanowiskowy, oświadczenie o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym – wzór, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy i wynagradzania – wzór, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą)
f) dokumenty dotyczące korzystania przez pracowników z uprawnień rodzicielskich z uwzględnieniem zmian po wdrożeniu dyrektywy 2019/1158 w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów
– wniosek o urlop macierzyński – termin złożenia, wzór
– wniosek o skrócenie urlopu macierzyńskiego – termin, wzór
– wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego pracownikowi – ojcu dziecka – termin, wzór
– wniosek o urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego – termin złożenia, wzór
– wniosek o urlop rodzicielski – termin złożenia, wzór
– wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego – wzór
– oświadczenie drugiego rodzica o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego
– wspólne korzystanie przez rodziców z urlopu rodzicielskiego – wzór wniosku i oświadczenia
– wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego
– wniosek o urlop wychowawczy – nowy termin złożenia, wzór
g) urlop wychowawczy (termin złożenia wniosku)
– wzór wniosku o udzielenie
– wzór wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy w okresie możliwości korzystania z urlopu wychowawczego
– wzór wniosku o skrócenie urlopu wychowawczego
– równoczesne korzystanie z urlopu wychowawczego przez obydwoje rodziców – wzór wniosków, oświadczenia
h) umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania umowy o pracę – kluczowe zapisy
i) dokumenty związane z powierzeniem mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się – kluczowe zapisy
j) orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi
k) zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników (podnoszenie kwalifikacji a nabycie nowych kwalifikacji zawodowych, podnoszenie kwalifikacji za wiedzą pracodawcy a podnoszenie kwalifikacji za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy, umowa szkoleniowa a porozumienie szkoleniowe, obowiązki pracodawcy wobec pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe) – kluczowe zapisy umowy
l) dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej – checklista dokumentów
Porozumienie / regulamin pracy zdalnej – warsztat
- treści obligatoryjne – jak sformułować:
– zasady rozliczenia zwrotu kosztów, ekwiwalentu, ryczałtu
– zasady porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem
– zasady kontroli
- treści fakultatywne
Część C: dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy
a) dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę – formułowanie przyczyn rozwiązania umowy o pracę – warsztaty
– rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem – wzór
– rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron – wzór
– rozwiązanie umowy w trybie art. 52, 53 – wzory
– informacja w oświadczeniu pracodawcy o prawie odwołania do sądu
b) świadectwo pracy – omówienie wzoru świadectwa
– termin wydania świadectwa pracy
– sposób doręczenia pracownikowi świadectwa pracy
– treść świadectwa pracy
- tryb ustania stosunku pracy, szczególne podstawy rozwiązania stosunku pracy
- prawidłowe określenie podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy
- prawidłowe określenie podstawy prawnej rozwiązania umowy o pracę
- prawidłowe określenie szczególnych podstaw rozwiązania stosunku pracy
- informacja dt. wykorzystania urlopu wypoczynkowego i urlopu bezpłatnego w świadectwie pracy, urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego
- zajęcie wynagrodzenia za pracę a obowiązki pracodawcy co do treści świadectwa pracy (obowiązek kontaktu z poprzednim pracodawcą)
- czy wskazywać formę wykorzystania urlopu (w naturze, ekwiwalent)
- informacje uzupełniające: obligatoryjne, na wniosek (o wysokości i składnikach wynagrodzenia, o uzyskanych kwalifikacjach, o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznania mu odszkodowania
– sprostowanie świadectwa pracy
– zmiana treści świadectwa pracy:
– kto jest uprawniony do podpisania świadectwa pracy
– zasady przechowywania świadectwa pracy i wydawania jego odpisu
c) umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy – kluczowe zapisy umowy
d) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
e) orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku
Część D: dokumenty związane z nałożeniem kary porządkowej
MODUŁ II: DOKUMENTACJA W SPRAWACH ZWIĄZANYCH ZE STOSUNKIEM PRACY
MODUŁ III: POZOSTAŁA DOKUMNTACJA PRACOWNICZA
a) Regulaminy pracy, wynagrodzeń
b) Porozumienia zbiorowe
c) Dokumentacja płacowa: wzór PIT-2
MODUŁ IV: Ochrona danych osobowych pracowników według RODO: pracodawca jako administrator danych
a) wzór upoważnienia do przetwarzania danych oraz klauzuli informacyjnej dla kandydata i pracownika zgodny z RODO (czy przechowywać w teczce akt osobowych?)
b) dokumentacja monitoringu w zakładzie pracy w teczce akt osobowych – wzory dokumentów
Pytania uczestników – szkolenie ma charakter praktyczny, czas na pytania przewidziany w trakcie całego czasu szkolenia.