Wykładowca: 

Dr Anna Kamińska-Pietnoczko – jest prawnikiem, praktykiem specjalizującym się w zakresie problematyki ochrony danych osobowych i prawa pracy, w tym w szczególności prowadzenia dokumentacji pracowniczej, kontroli i monitorowania pracowników, dyskryminacji i prawnych aspektów rekrutacji oraz uprawnień związanych z rodzicielstwem. Jest także wykładowcą prawa pracy na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, Akademii im. Leona Koźmińskiego oraz w Szkole Wyższej Psychologii Społecznej. Ponadto jest redaktorem prowadzącym Monitor Prawa Pracy C.H. Beck oraz autorką licznych publikacji naukowych, w tym komentarzy do Kodeksu Pracy. Jest bardzo cenionym ekspertem wśród uczestników szkoleń.

Co zmieniło się w przepisach: 

• Od 1.3.2020 r. w związku ze stanem zagrożenia epidemiologicznego wywołanego tzw. koronawirusem można polecić pracownikom wykonywanie pracy w trybie zdalnym. Generuje to dodatkowe obowiązki po stronie pracodawcy, w tym w kontekście dokumentacji pracowniczej, np. oświadczenie pracownika o odpowiednich warunkach lokalowych. Ponadto pojawiają się nieznane dotychczas prawu pracy problemy jak chociażby mierzenie  pracownikom temperatury czy ustalanie miejsca pobytu wypoczynku urlopowego pracownika, w tym w kontekście dokumentowania takiego działania.
• Od 1.1.2019 r. weszły w życie nowe przepisy regulujące zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Zakres zmian, w tym wprowadzenie formuły elektronicznej prowadzenia dokumentacji, ma charakter rewolucyjny. Ustawodawca wprowadził nowe przepisy wykonawcze – rozporządzenie w sprawie dokumentacji, które wprowadza cztery obowiązkowe części akt osobowych: A, B, C i D.
• Od 25.5.2018 r. obowiązuje nowe, surowsze europejskie prawo danych osobowych czyli ogólne rozporządzenie o ochronie danych (tzw. RODO), co wymusiło zmianę podejścia do przechowywania i wykorzystywania danych osobowych.
• Od 4.5.2019 r. obowiązują nowe przepisy Kodeksu pracy w zakresie żądania i przetwarzania danych osobowych, w tym tych dotyczących kandydatów na pracownika.

Cel szkolenia: 

Celem szkolenia jest usystematyzowanie i pogłębienie wiedzy z zakresu prawidłowego prowadzenia dokumentacji towarzyszącej zatrudnianiu pracowników, w tym w kontekście nowych wyzwań jakie dla pracodawców rodzi sytuacja wywołana tzw. koronawirusem, co w szczególności umożliwi uniknięcie bardzo wysokich kar administracyjnych związanych z nieadekwatnym do celu gromadzeniem danych osobowych, np. związanych z mierzeniem temperatury pracownikom.

Szkolenie pozwoli uczestnikom zapoznać się ze zmienionymi zasadami przetwarzania danych osobowych, w tym prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników oraz dokumentacji kadrowej. Szkolenie uwzględnia zamiany prawa wynikające z RODO, nowe przepisy Kodeksu pracy, ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz przepisy wykonawcze, a także nowe obowiązki pracodawców określone w tzw. ustawie covidowej (tarcza antykryzysowa).

Adresaci szkolenia: 

Szkolenie przeznaczone jest dla pracowników działów HR, kadr, płac oraz osób zarządzających tymi działami, a także dla osób pełniących funkcje pracodawców albo ich reprezentujących.

Gwarantujemy najwyższy poziom ekspercki!

Program opracowała dr Anna Kamińska-Pietnoczko. Zakaz wszelkiego kopiowania, powielania programu bez zgody autora.

PROGRAM SZKOLENIA

1. Dane osobowe w procesie rekrutacji

• Jak prawidłowo przygotować ogłoszenie o pracę?
• Jakich danych można żądać od kandydata na pracownika?
• Warunki wyrażania zgody w procesie rekrutacyjnym.
• Media społecznościowe jako źródło informacji o potencjalnym pracowniku.
• Dokumenty w rekrutacji: CV, list motywacyjny, referencje, świadectwa pracy.
• Co powinna zawiera część „A” akt osobowych?
• Wstępne badania lekarskie.
• Podstawy prawne przetwarzania danych w procesie rekrutacyjnym.
• Obowiązek informacyjny wobec kandydat na pracownika.

2. Dane osobowe w zatrudnieniu

• Jakich danych można żądać od pracownika – rozszerzony katalog danych.
• Warunki wyrażania zgody w procesie zatrudnieniowym.
• Wykorzystywanie wizerunku pracownika .
• Co powinna zawierać część „B”, „C” i „D” akt osobowych?
• Jakie dodatkowe dokumenty powinny  znaleźć się w części B akt osobowych w związku z poleceniem pracy zdalnej spowodowanej stanem zagrożenia epidemiologicznego wywołanym tzw. koronawirusem?
• Dokumentacja dotycząca czasu pracy (harmonogramy, listy obecności).
• Dokumentacja urlopowa – zasady i forma prowadzenia
• Dokumentacja płacowa (listy płac, karty wynagrodzeń).
• Dokumentacja dotycząca oceny pracowniczej oraz kar porządkowych – zatarcie kary porządkowej.
• Dokumentowanie uprawnień związanych z rodzicielstwem.
• Zasady prowadzenia dokumentacji dotyczącej Funduszu Świadczeń Socjalnych.
• Czy pracownikom przed dopuszczeniem do pracy można mierzyć temperaturę?
• Jak prawidłowo prowadzić listę obecności?
• Jakie są nowe zasady monitorowania pracowników?
• Udostępnianie informacji związkom zawodowym
• Telefoniczne potwierdzanie danych dla banków i innych instytucji.
• Badania lekarskie (okresowe i kontrolne).
• Czy po kwarantannie należy kierować pracownika na kontrolne badania lekarskie?
• Czy można pytać pracownika o miejsce jego wypoczynku urlopowego?
• Jak praca zdalna, w tym Regulamin Pracy Zdalnej, wpływa na dokumentację pracowniczą?
• Co i jak długo trzeba przechowywać w ramach dokumentacji ZUS?
• Nadanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
• Obowiązek informacyjny pracodawcy w zakresie ochrony danych osobowych.
• Podstawy prawne przetwarzania danych w zatrudnieniu.
• Nowe prawa pracownika wynikające z RODO, np. prawo dostępu do danych, prawo do przeniesienia danych, prawa do zapomnienia itp.
• Kiedy potrzebna jest umowa powierzania przetwarzania danych w zatrudnieniu?
• Zatrudnianie cudzoziemców, a obowiązek przechowywania dokumentacji.

3. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej z uwzględnieniem nowych rozwiązań prawnych

• Elektronizacja akt osobowych pracownika.
• Jak przeprowadzić przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną?
• Nowe wymogi dotyczące przechowywania akt osobowych.
• Ponowne nawiązanie stosunku pracy z byłym pracownikiem.
• Nowe obowiązki pracodawcy związane ze zmianą postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej.
• Co należy zrobić z dokumentacją pracowniczą w razie likwidacji firmy?
• Nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – kiedy musimy wydać ją pracownikowi, kiedy możemy, a kiedy należy ją zniszczyć?
• Jakie dokumenty zawsze kontroluje PIP lub UODO?
• Jakie grożą kary za naruszenie przepisów dotyczących dokumentacji osobowej pracowników?
• Na kogo może zostać nałożona kara w sytuacji naruszenia przepisów?

4. Zatrudnienie pozapracownicze

• Zakres dokumentacji tworzonej i prowadzonej dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.
• Jakie dane można pozyskać od pracownika cywilnoprawnego?
• Jakie są okresy przechowywania danych osobowych pracowników cywilnoprawnych?