Wykładowca:
Monika Frączek – Prawnik, przez 16 lat była głównym specjalistą w Departamencie Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej. Uczestniczka prac legislacyjnych w MPiPS i Parlamencie. Specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy, w szczególności dotyczących: prawidłowego zatrudniania pracowników, prawidłowego postępowania w razie konieczności zwolnienia pracownika, uprawnień pracowniczych, planowania i rozliczania czasu pracy, dokumentacji pracowniczej, podnoszenia kwalifikacji zawodowych, problematyki pracy tymczasowej. Jest autorką wielu opracowań analitycznych i praktycznych z zakresu prawa pracy.
Program opracowała Monika Frączek. Zakaz wszelkiego kopiowania, powielania programu bez zgody autorów.
PROGRAM SZKOLENIA
I Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej – nowa wykładnia
Sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym:
- papierowa i elektroniczna forma dokumentacji kadrowej – jakie zbiory dokumentów można prowadzić papierowo, a jakie elektronicznie i czy można te postacie prowadzenia dokumentacji „mieszać”,
- jakie procedury należy przejść, aby tworzyć dokumentację w formie elektronicznej, w tym w jaki sposób i w jakim czasie należy powiadomić pracowników oraz byłych pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji kadrowej i prawie odbioru dotychczasowych dokumentów?
- z jakimi niedogodnościami wiąże się prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, a z jakimi w papierowej,
Okres przechowywania dokumentacji kadrowej zgodnie z przepisami i wykładnią:
- kogo obowiązuje nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?
- przez ile czasu przechowywać dokumentację pracowników zatrudnionych przez 1 stycznia 2019 r. – najnowsza wykładnia,
- jak skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?
- jakie dodatkowe obowiązki w zakresie okresu przechowywania dokumentacji pracodawca musi zrealizować wobec zwalnianego pracownika?
- jak powinna wyglądać pisemna informacja dla pracowników o okresie przechowywania ich dokumentacji – czy może być stworzona jedna dla wszystkich czy musi być indywidualna?
- jak liczyć 10-letni okres przechowywania dokumentacji?
- jak zmiana przepisów wypłynęła na czas, przez jaki należy przechowywać zbiorcze harmonogramy i listy obecności?
Teczki osobowe pracowników – zasady ich prowadzenia:
- części A, B, C i D akt osobowych –jak prawidłowo powinny być tworzone, z uwzględnieniem najnowszym zmian w Kodeksie pracy,
- jakie dokumenty należy zawierać w poszczególnych częściach teczek zgodnie z nowymi przepisami i wykładnią – jakie są różnice pomiędzy dotychczasowymi a nowymi przepisami?
- co trzeba zrobić przed umieszczeniem w aktach osobowych kopii poszczególnych dokumentów?
- co oznacza warunek języka polskiego w dokumentacji pracowniczej?
- obowiązek udostępniania pracownikowi kopii jego dokumentacji – jak go realizować, z jakim ryzykiem się wiąże i czy można go ograniczyć?
- czy w przypadku ponownego zatrudnienia można korzystać z dotychczasowej teczki osobowej, czy trzeba tworzyć nową?
Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy – wybrane zagadnienia praktyczne i nowe przepisy:
- jakie oświadczenia oraz dokumenty należy gromadzić w zakresie danych osobowych pracownika – z uwzględnieniem najnowszych zmian w Kodeksie pracy,
- skierowanie i orzeczenie lekarskie – jakie zasady obowiązują przy gromadzeniu tych dokumentów?
- czy skierowanie na badanie wstępne oraz samo badanie powinno być wykonane przed podpisaniem umowy o pracę?
Dokumenty w związku z nawiązaniem i kontynuowaniem stosunku pracy:
- czym jest informacja o warunkach zatrudnienia, jak powinna być tworzona i dlaczego jest ważna?
- jak i kiedy tworzyć zakres obowiązków oraz z jakimi konsekwencjami prawnymi się on wiąże?
- jakie obowiązki wobec nowego pracownika ma pracodawca, w tym czym jest informacja o stosowaniu monitoringu w pracy, jak powinna wyglądać i w jaki sposób pracodawca ma obowiązek przekazywać ją pracownikowi?
- jak informować pracowników o procedurach antymobbingowych?
- certyfikaty szkoleniowe – czy należy przechowywać kopie czy oryginały?
- jakie dokumenty należy gromadzić w związku z korzystaniem przez pracownika z uprawnień rodzicielskich i jakich w tym zakresie nie popełniać błędów?
- urlop macierzyński, rodzicielski, ojcowski i wychowawczy – jak i jakie dokumentacje należy gromadzić w tym zakresie?
- jak powinien wyglądać wniosek o wolne na opiekę na dzieckiem i gdzie się go przechowuje?
- czy wolne na opiekę nad dzieckiem mogą być dzielone pomiędzy rodziców dziecka, czy może z nich tylko korzystać jeden z rodziców?
- kiedy odbierać zgodę pracownika wychowującego dziecko do lat 4 na pracę w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych i delegacje – czy wystarczy przy zatrudnieniu czy może być raz do roku, czy może w związku z każdą taką okolicznością?
- kiedy i na jakich zasadach pracownik wychowujący dziecko w wieku do 4 lat może cofnąć zgodę na nadgodziny, pracę w porze nocnej i delegacje?
- jak powinien wyglądać wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy jako alternatywa do urlopu wychowawczego?
Dokumenty związane z zakończeniem umowy o pracę – problematyczne kwestie:
- jak prawidłowo tworzyć dokumenty kończące umowę o pracę – wypowiedzenie umowy, porozumienie stron i oświadczenie o natychmiastowym rozwiązaniu umowy o pracę – na co zwrócić szczególną uwagę i czego unikać?
- kiedy i w jaki sposób należy stworzyć dokument dotyczący niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?
- potwierdzenie dokonanych potrąceń – jak udokumentować i gdzie przechowywać?
- kiedy pracodawca ma obowiązek skierować pracownika na badania lekarskie po zakończonym stosunku pracy i jaki w związku z tym dokument należy przechowywać?
Dodatkowa dokumentacja poza teczką osobową (dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy):
- nowy obowiązek przechowywania dokumentacji z zakresu czasu pracy – jaki jest zakres i co oznacza?
- jakie dokumenty z zakresu czasu pracy pracodawca ma przechowywać w nowej dokumentacji pracowniczej?
- jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy według nowego wzoru?
- jakich informacji nie trzeba już zawierać w ewidencji czasu pracy, a jakie dodatkowo trzeba zamieszczać od 1 stycznia 2019 r.?
- jakie nowe dokumenty w zakresie czasu pracy pracodawca musi tworzyć od 1 stycznia 2019 r.
- jak powinien wyglądać wniosek o wyjście prywatne?
- dlaczego i jak początku roku warto tworzyć druk polecenia nadgodzin i druk wniosku o odbiór czasu wolnego?
- Na czym polega nowy obowiązek dokumentowania udzielenia dnia wolnego za pracę w sobotę?
- Jakie dokumenty, w związku ze stosowaniem systemów czasu pracy, trzeba przechowywać w nowej dokumentacji?
Świadectwo pracy w 2019 r. oraz wykładnia dotychczasowych przepisów:
- nowy wzór świadectwa pracy – jakich danych w nim nie ma?
- w jakich przypadkach i na jakich warunkach pracodawca nie ma obowiązku wydawania świadectwa pracy?
- jak w świadectwie pracy należy zamieszczać informacje o skorzystaniu z uprawnień rodzicielskich?
- jak w świadectwie pracy należy zamieścić informację o wykorzystanym i niewykorzystanym urlopie wypoczynkowym?
- czy w nowym świadectwie pracy jest miejsce na nieusprawiedliwione nieobecności w pracy?
- jakie są terminy na żądanie sprostowania świadectwa pracy oraz na samo sprostowanie?
- jakie są sposoby oraz terminy informowania o sprostowaniu świadectwa pracy albo o odrzuceniu wniosku o takie sprostowanie?
- czy pracodawca może sprostować świadectwo tylko na wniosek pracownika czy może to zrobić bez takiego wniosku, jeśli sam zauważy błąd – jakie są terminy w tym zakresie?
- kiedy pracodawca ma obowiązek usunięcia świadectwa z akt osobowych pracownika i w jakim terminie oraz po zastosowaniu jakich procedur musi to zrobić?
- kiedy pracodawca, który zmienia regulamin wynagradzania musi dać pracownikom wypowiedzenia zmieniające i czy takie wypowiedzenia można zastąpić porozumieniami?
II Nawiązanie, zmiana i rozwiązanie stosunku pracy – wybrane zagadnienia i orzecznictwo
Nawiązanie umowy o pracę – wybrane zagadnienia budzące wątpliwości:
- jakie rodzaje umów o pracę można wykorzystać w zatrudnieniu?
- jakie są zasady zawierania umów na okres próbny?
- ile i jakiej długości umowy na okres próbny mogą być zawierane z jednym pracownikiem po zmianie przepisów?
- jaki jest okres wypowiedzenia umowy na okres próbny?
- ile umów terminowych można podpisać z jednym pracownikiem?
- jakie jest ograniczenie co do długości trwania jednej lub kilku umów na czas określony?
- czy w ograniczeniu długości lub ilości umów na czas określony mają znaczenie przerwy pomiędzy tymi umowami?
- w jakich okolicznościach pracodawca nie jest ograniczony ilością ani długością umowy na czas określony?
- z jakimi dodatkowymi obowiązkami wiąże się podpisanie niektórych umów na czas określony?
- jaki jest okres wypowiedzenia umowy na czas określony?
- czy pracodawca ma obowiązek uzasadnić wypowiedzenie umowy na czas określony? – propozycje zmian w tym zakresie,
- regulacja umów zawieranych na zastępstwo, w tym: ile można podpisać umów na zastępstwo? do kiedy trwa umowa na zastępstwo i jak się rozwiązuje? czy trzeba zawrzeć w umowie na zastępstwo termin końcowy jej trwania? jaki jest okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo? jak sformułować umowę na zastępstwo, aby nie było problemów z jej rozwiązaniem?
- jakie regulacje obowiązują w zakresie zawierania umów sezonowych?
- jak liczyć dopuszczalny czas zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony w przypadku, gdy pracownik miał umowy na czas określony przed 22 lutego 2016 r.?
Zmiana umowy o pracę w świetle orzecznictwa Sądu Najwyższego:
- czym różni się porozumienie zmieniające od wypowiedzenia zmieniającego?, czy jest aneks?
- kiedy zmiana regulaminu musi wiązać się z koniecznością wręczenia wypowiedzenia zmieniającego?
- co zrobić, żeby przy zmianie regulaminu pracy lub regulaminu wynagradzania nowe warunki obowiązywały wszystkich pracowników od tego samego dnia?
- jakie są konsekwencje przyjęcia lub nieprzyjęcia przez pracownika wypowiedzenia lub porozumienia zmieniającego?
- ile czasu pracownik ma na akceptację lub brak akceptacji wypowiedzenia lub porozumienia zmieniającego – wykładnia?
- kiedy i w jakich przypadkach pracownikowi przysługuje odprawa na skutek nie przyjęcia nowych warunków pracy lub płacy?
- kiedy wręczone pracownikowi porozumienie zmieniające nie rodzi skutków prawnych, mimo dokonanej już akceptacji pracownika?
- kiedy i na jakich zasadach można polecić pracownikowi inne zadania niż zapisane w umowie o pracę – czy potrzebna jest zgoda pracownika?
Rozwiązanie umowy o pracę – różne tryby i skomplikowane przypadki – w tym świetle najnowszego orzecznictwa Sądu Najwyższego
- jak prawidłowo rozwiązać umowę o pracę na mocy porozumienia stron?
- kiedy kończy się umowa rozwiązana na mocy porozumienia?
- w jakich okolicznościach można rozwiązać umowę na mocy wypowiedzenia?
- przykładowe przyczyny, które – w świetle orzecznictwa – mogą stać się okolicznością uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę,
- utrata zaufania do pracownika jako przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę?
- okoliczności, w których pracodawca lub pracownik nie mają prawa wypowiedzieć umowy o pracę.
- w jakich przypadkach pracodawca może wypowiedzieć umowę pracownikowi, który jest nieobecny w pracy?
- szczególna ochrona przed wypowiedzeniem umowy lub warunków umowy – trudne przypadki.
- rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika – trudne zagadnienia.
- rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych przez pracownika – trudne przypadki.
- długotrwała choroba pracownika (przekraczająca okres zasiłkowy) – obowiązek czy prawo pracodawcy do rozwiązania umowy o pracę?
- uprawnienie pracodawcy do zwolnienia pracownika z obowiązku wykonywania pracy podczas okresu wypowiedzenia – o czym należy pamiętać zwalniając pracownika z obowiązku wykonywania pracy w okresie wypowiedzenia?
- jak formalnie przeprowadzić zwolnienie z obowiązku wykonywania pracy podczas okresu wypowiedzenia?
III Urlopy wypoczynkowe – studium najtrudniejszych przypadków i najczęstszych wykroczeń
- jak postąpić w sytuacji, gdy pracownik w czasie zatrudnienia donosi dokumenty potwierdzające prawo do urlopu w wyższym wymiarze?
- jak i kiedy można dzielić urlop na części? Kiedy nie trzeba zapewniać pracownikowi ciągiem 14 dni urlopu wypoczynkowego, a kiedy trzeba to robić?
- czy w sytuacji, gdy pracodawca tworzy plan urlopowy, pracownicy muszą składać wnioski urlopowe?
- czym jest urlop na żądanie i jakie problemy się z nim wiążą?
- czy pracownik może sam wziąć urlop na żądanie, czy też musi czekać na zgodę pracodawcy?
- kiedy skorzystanie z urlopu na żądanie może być przyczyną dyscyplinarki?
- kiedy pracodawca ma prawo odmówić udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie?
- na jakich zasadach pracodawca powinien udzielić urlopu wypoczynkowego zaległego?
- jak powinien postąpić w sytuacji, gdy pracownicy nie chcą wykorzystać urlopów zaległych? Czy pracodawca może sam wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy?
- czy można udzielić urlopu wypoczynkowego pracownikowi, który nie ma ważnych badań lekarskich?
IV Nowe zasady monitorowania pracowników w br. z uwzględnieniem najnowszych zmian i wykładni
Monitoring w miejscu pracy – niezbędne procedury i dokumentacja
- na jakich zasadach pracodawca może stosować monitoring wizyjny oraz monitorować pocztę elektroniczną pracowników?
- jakie mogą być inne formy monitoringu niż wymienione w Kodeksie pracy?
- jakie procedury pracodawca musi zastosować, aby monitorowanie pracowników było dopuszczalne?
- przez jaki czas dopuszcza się przechowywanie nagrań z monitoringu?
- jaką dokumentację oraz jakie zapisy wewnątrzzakładowe pracodawca ma obowiązek stworzyć, aby móc stosować monitoring? – wykładnia UODO
V Odpowiedzialność porządkowa oraz nagradzanie pracowników
- jak, zgodnie z nowymi przepisami, tworzyć i przechowywać dokumenty dotyczące kar oraz kiedy i na jakich zasadach należy je usuwać z teczek osobowych?
VI Nowe obowiązki pracodawców związane z wprowadzeniem Pracowniczych Planów Kapitałowych, w tym;
- obowiązki informacyjne wobec uczestników PPK,
- obowiązki dokonania wyboru instytucji finansowej we współudziale ze związkami zawodowymi albo przedstawicielstwem pracowników,
- obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK,
- obowiązek prawidłowego postępowania z deklaracjami uczestników PPK (wiele rodzajów deklaracji dotyczących np. rezygnacji z wpłat na PPK),
- obowiązki informacyjne wobec instytucji finansowej,
- obowiązek prawidłowego naliczania wpłat własnych i uczestników PPK,
- obowiązek kontrolowania wysokości kwoty wolnej od potrąceń w zależności od tego, czy pracownik dokonuje wpłat na PPK czy z nich zrezygnował,
VII Szkolenia BHP i badania lekarskie – najczęstsze wątpliwości:
- kiedy pracownik powinien przejść szkolenie BHP?
- czy szkolenie BHP jest czasem pracy pracownika?
- kiedy pracodawca ma obowiązek skierowania pracownika na badania lekarskie?
- czy pracownik bez ważnych badań może być dopuszczony do pracy?
- czy czas badań lekarskich jest czasem pracy?