Wykładowca:
Anna Kamińska-Pietnoczko – jest prawnikiem specjalizującym się w zakresie problematyki ochrony danych osobowych i prawa pracy, w tym w szczególności kontroli i monitorowania pracowników, dyskryminacji i prawnych aspektów rekrutacji oraz uprawnień związanych z rodzicielstwem. Jest także wykładowcą prawa pracy na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, Akademii im. Leona Koźmińskiego oraz w Szkole Wyższej Psychologii Społecznej. Jest doktorantką w Katedrze Prawnych Problemów Zarządzania na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego z otwartym przewodem doktorskim. Ponadto jest redaktorem prowadzącym Monitor Prawa Pracy C.H. Beck oraz autorką licznych publikacji naukowych, w tym komentarzy do Kodeksu Pracy.
Program opracowała Anna Kamińska-Pietnoczko. Zakaz wszelkiego kopiowania, powielania programu bez zgody autorów.
PROGRAM SZKOLENIA
Pracodawca w procesie rekrutacji i zatrudnienia może natrafić na liczne problemy i pułapki związane z przestrzeganiem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, zakazu dyskryminacji i dokumentacji pracowniczej.
Po pierwsze, od 1.1.2019 r. weszły w życie nowe przepisy regulujące zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Zakres zmian, w tym skrócenie okresu przechowywania dokumentacji oraz jej elektroniczna postać, ma charakter rewolucyjny. Ponadto od 1.1.2019 r. zaczęło obowiązywać nowe rozporządzenie dotyczące dokumentacji pracowniczej, które wprowadza cztery obowiązkowe części akt osobowych: A, B, C i D. W przepisach tych ścisłe określa się dokumenty, które należy trzymać w tzw. teczce osobowej, w tym pojawią się nowe rodzaje dokumentów, natomiast dokumentacja z zakresu czasu pracy, podobnie jak dokumentacja urlopowa musi być prowadzona w odrębnej teczce.
Po drugie, od 25.5.2018 r. obowiązuje nowe, surowsze europejskie prawo danych osobowych czyli ogólne rozporządzenie o ochronie danych (tzw. RODO), co wymusiło zmianę podejścia do przechowywania i wykorzystywania danych osobowych.
Po trzecie, trzeba mieć na względzie, że planowana jest nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie żądania i przetwarzania danych osobowych, w tym tych dotyczących kandydatów na pracownika.
Szkolenie pozwoli uczestnikom zapoznać się ze zmienionymi zasadami przetwarzania danych osobowych, w tym prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników oraz dokumentacji kadrowej. Szkolenie uwzględnia zamiany prawa wynikające z RODO, nowe przepisy Kodeksu pracy obowiązujące od stycznia 2019 r., a także planowane nowelizacje przepisów prawa.
Szkolenie ma na celu usystematyzowanie i pogłębienie wiedzy z zakresu prawidłowego prowadzenia dokumentacji towarzyszącej zatrudnianiu pracowników, co w szczególności umożliwi uniknięcie bardzo wysokich kar administracyjnych związanych z nieadekwatnym do celu gromadzeniem danych osobowych.
Szkolenie przeznaczone jest dla pracowników działów HR, kadr, płac oraz osób zarządzających tymi działami, a także dla osób pełniących funkcje pracodawców albo ich reprezentujących.
- Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej z uwzględnieniem nowych rozwiązań prawnych
- okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej – 10 i 50 lat
- skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
- zasady wydawania akt papierowych pracownikom lub byłym pracownikom – kiedy trzeba je wydać a kiedy należy je zniszczyć?
- zasady wydawania kopii akt osobowych
- elektronizacja akt osobowych pracownika
- jak przeprowadzić przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną?
- nowe obowiązki informacyjne pracodawcy względem pracowników związane ze zmianą postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej i ze skróceniem przechowywania akt osobowych
- ponowne nawiązanie stosunku pracy z byłym pracownikiem
- co należy zrobić z dokumentacją pracowniczą w razie likwidacji firmy?
- jakie grożą kary za naruszenie przepisów dotyczących dokumentacji osobowej pracowników?
- Dane osobowe w procesie rekrutacji – zmiany w dokumentacji pracowniczej wynikające z dostosowania do RODO
- jak prawidłowo przygotować ogłoszenie o pracę?
- jakich danych można żądać od kandydata na pracownika?
- warunki wyrażania zgody w procesie rekrutacyjnym
- media społecznościowe jako źródło informacji o potencjalnym pracowniku
- dokumenty w rekrutacji: CV, list motywacyjny, referencje, świadectwa pracy
- co powinna zawiera część „A” akt osobowych?
- wstępne badania lekarskie
- podstawy prawne przetwarzania danych w procesie rekrutacyjnym
- obowiązek informacyjny wobec kandydat na pracownika
- Dane osobowe w zatrudnieniu a dokumentacja pracownicza z uwzględnieniem RODO
- jakich danych można żądać od pracownika – rozszerzony katalog danych
- warunki wyrażania zgody w procesie zatrudnieniowym
- wykorzystywanie wizerunku pracownika
- co powinna zawierać część „B” i „C” akt osobowych?
- dokumentacja wypadkowa
- dokumentacja płacowa (listy płac, karty wynagrodzeń)
- dokumentacja dotycząca oceny pracowniczej oraz kar porządkowych – zatarcie kary porządkowej
- dokumentowanie uprawnień związanych z rodzicielstwem
- zasady prowadzenia dokumentacji dotyczącej Funduszu Świadczeń Socjalnych
- jak prawidłowo prowadzić listę obecności?
- jakie są nowe zasady monitorowania pracowników?
- udostępnianie informacji związkom zawodowym
- telefoniczne potwierdzanie danych dla banków i innych instytucji
- badania lekarskie (wstępne, okresowe i kontrolne)
- co trzeba przechowywać w ramach dokumentacji ZUS?
- nadanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
- obowiązek informacyjny pracodawcy w zakresie ochrony danych osobowych
- podstawy prawne przetwarzania danych w zatrudnieniu
- nowe prawa pracownika wynikające z RODO, np. prawo dostępu do danych, prawo do przeniesienia danych, prawa do zapomnienia itp.
- kiedy potrzebna jest umowa powierzania przetwarzania danych w zatrudnieniu?
- zatrudnianie cudzoziemców, a obowiązek przechowywania dokumentacji
- Dokumentacja dotycząca czasu pracy (harmonogramy, listy obecności, karty urlopowe)
- jakie dokumenty z zakresu czasu pracy, mają się znaleźć w nowej dokumentacji
- które dokumenty związane z czasem pracy, które należy trzymać w części B
- zmiana wyglądu karty ewidencji czasu pracy
- wnioski o wyjścia prywatne
- wnioski o opiekę nad dzieckiem do lat 14
- dokumenty związane z zadaniowym czasem pracy
- dokumenty związane z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych
- Pozostałe rodzaje dokumentacji pracowniczej
- dokumentacja urlopów wypoczynkowych
- dokumentacja płacowa
- dokumentacja z zakresu bhp
- Zatrudnienie pozapracownicze
- zakres dokumentacji tworzonej i prowadzonej dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych
- Planowane zmiany prawa w zakresie danych osobowych i dokumentacji pracowniczej
- nowy katalog danych w rekrutacji
- nowy katalog danych pozyskiwanych od pracownika
