Wykładowca:
Monika Frączek
Prawnik, przez 16 lat była głównym specjalistą w Departamencie Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej. Uczestniczka prac legislacyjnych w MPiPS i Parlamencie. Specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy, w szczególności dotyczących: prawidłowego zatrudniania pracowników, prawidłowego postępowania w razie konieczności zwolnienia pracownika, uprawnień pracowniczych, planowania i rozliczania czasu pracy, dokumentacji pracowniczej, podnoszenia kwalifikacji zawodowych, problematyki pracy tymczasowej. Jest autorką wielu opracowań analitycznych i praktycznych z zakresu prawa pracy.
Program opracowała Monika Frączek. Zakaz wszelkiego kopiowania, powielania programu bez zgody autora.
PROGRAM SZKOLENIA
1. Jaki jest zakres dokumentacji pracowniczej, jej postać i zasady podziału?
- Jak dokumentacja pracownicza powinna być zabezpieczona?
- Na jakich zasadach dokumentacja pracownicza może być prowadzona elektronicznie?
- Jak się ma elektroniczny obieg dokumentów do prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej?
- Jak dokument elektroniczny dołącza się do papierowych akt osobowych?
- Czy warto mieć – oprócz kwalifikowanego elektronicznego podpisu – także kwalifikowaną elektroniczną pieczęć? Do czego można ją używać?
2. Jaki jest zakres danych, których można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie?
- Jak skonstruować kwestionariusz osobowy kandydata do pracy?
- Jak udokumentować odbycie wstępnych badań profilaktycznych?
- Jak poprawnie dołączyć do papierowych akt osobowych elektroniczne skierowanie na badanie i orzeczenie o zdolności do pracy?
- Czy w skierowaniu na badania wstępne trzeba informować o niepełnosprawności kandydata do pracy o ile pracodawca o tym wie?
- Jakich badań nie można odbyć wraz z badaniami wstępnymi?
3. Jaki jest zakres dokumentów gromadzonych w części A akt osobowych?
- Kiedy można skopiować świadectwa pracy od poprzedniego pracodawcy oraz dyplomy ukończenia szkół, kursów i szkoleń?
- Czy jest dopuszczalne przechowywanie CV kandydata do pracy w części A akt osobowych?
- Czy w części A akt osobowych umieszcza się potwierdzenie zapoznania z procedurą zgłoszeń dla sygnalistów?
4. Jakie dokumenty gromadzi się w części B akt osobowych (omówienie najbardziej istotnych)?
- W jakich okolicznościach żąda się od pracownika danych o wykształceniu i stażu pracy?
- Jak poprawnie skonstruować kwestionariusz osobowych od pracownika?
- Jakich dokumentów przedstawianych przez pracownika nie można kopiować do akt osobowych, a jakie można? (zestawienie),
- Czy warto zakładać podczęści w części B akt osobowych?
- Czy można mieć elektroniczne podczęści, gdy akta osobowe są papierowe?
- Czy można mieć różny zakres przedmiotowy podczęści dla różnych kategorii pracowników? Jak poprawnie skonstruować i podpisać umowę o pracę?
- Czy wpisywać imię i nazwisko osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo? (stanowisko GIP)
- Czy można zawrzeć umowę na okres próbny z pracownikiem powracającym do pracy u danego pracodawcy?
- Na czym polega zakaz zakazywania dodatkowego zatrudnienia oraz jakie są wyjątki od tego zakazu?
- Jak poprawnie stworzyć informację o warunkach zatrudnienia pracownika? (najnowsze stanowiska MRiPS oraz GIP w tej sprawie)
- Jak się dokumentuje korzystanie z uprawnień rodzicielskich, w tym z nowego uzupełniającego urlopu macierzyńskiego?
- Jakie dokumenty niewymienione w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej gromadzi się w części B akt osobowych zgodnie z wykładnią?
- Jakich dokumentów – zgodnie z wykładnią – nie należy gromadzić w części B akt osobowych?
5. Jakie dokumenty należy gromadzić w części C akt osobowych zgodnie z przepisami oraz z wykładnią?
- Jak rozwiązać problematyczne kwestie związane z prostowaniem świadectwa pracy, w tym w wyniku przegranej sprawy przed sądem pracy albo w związku z zawarciem ugody z byłym pracownikiem?
- Ile jest czasu na wydanie nowego świadectwa pracy w wyniku sprostowania?
- Jak poprawnie uporządkować akta osobowe po wydaniu sprostowanego świadectwa pracy?
- Jak rozwiązać problematyczne kwestie związane z wydaniem kopii świadectwa pracy oraz kopii innych dokumentów pracowniczych?
6. Jak poprawnie kopiować dokumenty z dokumentacji pracowniczej i jak je poprawnie przekazywać?
7. Jak się gromadzi i ile czasu przechowuje dokumenty w części D akt osobowych?
- Jakie są zasady układania dokumentów, w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany więcej niż jedną karą porządkową?
- Jakie są zasady usuwania dokumentów z części D akt osobowych, w tym gdy pracownik zostanie np. zwolniony dyscyplinarnie?
8. Czy każdemu pracownikowi od początku trzeba zakładać część E akt osobowych?
- Ile czasu przechowuje się dokumenty w części E akt osobowych i na jakich zasadach się je usuwa?
9. Czy istnieje obowiązek aktualizacji danych zawartych w dokumentach pracowniczych zgromadzonych w aktach osobowych?
- Czy istnieje obowiązek dokonywania „audytów” akt osobowych i jak go realizować?
10. Jakie dokumenty trzyma się w pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy?
- Jakie dokumenty przechowuje się w dokumentacji dotyczącej ewidencjowania czasu pracy? (wykaz)
- Jakie są zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy?
- Jakie jeszcze dokumenty gromadzi się w pozostałej dokumentacji pracowniczej?
- Jakich dokumentów nie trzyma się w ogóle w dokumentacji pracowniczej? (wykaz)
11. Ile czasu przechowuje się poszczególne zbiory dokumentacji pracowniczej?
- Kiedy mają miejsce przypadki, gdy dany pracownik będzie miał dwa komplety dokumentacji pracowniczej z różnymi okresami jej przechowywania?
- Czy trzeba zakładać nową dokumentację pracowniczą, gdy pracownik od dłuższego czasu zatrudniony nawiąże równoległy stosunek pracy z tym samym pracodawcą?
- W jakich sytuacjach można kontynuować dane zbiory dokumentacji pracowniczej?
12. Jak przechowuje się potrzebne dokumenty niestanowiące dokumentacji pracowniczej?
- Jaki jest czas i jakie miejsce przechowywania deklaracji ZUS oraz dokumentów podatkowych?
- Gdzie przechowywać dokumenty dotyczące wypłaty zasiłku macierzyńskiego i jakie to są dokumenty?
- Jaka dokumentacja BHP nie stanowi dokumentacji pracowniczej? Ile czasu trzeba ją przechowywać?
- Jak powinny być przechowywane i przez ile czasu zwolnienia lekarskie?
- Ile czasu powinna być przechowywana dokumentacja zfśs?
- Na jakich zasadach trzeba dokonywać audytu dokumentacji zfśs?
- Gdzie i ile czasu powinna być przechowywana dokumentacja PPK?